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Active Messenger培训


Active Messenger 的功能介绍
一、 界面介绍

二、 即时消息的输入
1. 人员的在线状态信息。用户可以清楚的知道单位的同事的当前状态。比如是否在线或是 否忙碌,从而决定是否跟其联系。 2. 发送即时消息(有权限的人可以群发或公告) ,消息内容的文字可以用不同的字体及颜 色来表示,以区别重要性;还可以做简单的排版,确定字符的对齐方式、确定是否需要 增加简单的分节符号、增加表情等。

3. 对于离线用户, 仍然可以发送留言和附件, 一旦该用户登录, 将会收到这些留言和附件。

三、 信息群发
1、 给所有在线用户群发: 、 给所有在线用户群发:
进入在线用户视图后,在顶行在线用户上单击鼠标器右键,在弹出菜单中选择群发,系 统会自动将所有在线用户设定为接受信息者。 同样的方法也适合于给某个部门的用户群发信息, 具体如下图所示:

2、 选择特殊用户群发信息: 、 选择特殊用户群发信息:
如果需要同时给多个上线的用户群发消息,有两种方法: 方法一:按住键盘上的 ctrl 键,然后单击鼠标器左键选择需要接受信息的用户,可以选取 多个用户,选取完毕后,单击鼠标器右键,选择菜单上的“群发” ,系统会自动将所有在线 用户设定为接受信息者。具体如下图所示:

方法二:对于经常需要同时联系的同事,可以在“我的视图”中定义专门的组,选中该组以 后,选择增加成员,可将相关联系人同时加入到组中,然后就可以群发信息给了。 根据不同的需要,同一个联系人允许被加入到多个组中,对于阶段性的项目协同,这个 方法可以很方便的与小组中的同事交换信息。 具体如下两图所示:

常用语定义: 四、 常用语定义:

为了提高及时通讯的效率, 可以直接定义常用语, 方法是点击通话菜单最右边的对话按 钮,弹出以下窗口:

在该窗口中可以定义快捷名称和内容,输入完毕后,点击“更新”按钮,信息会被记录 下来,在收到信息的时候,可以直接使用。

五、 文件传送功能
在企业内部的协同过程中,同事之间经常需要传递文件 Active Messenger 对此作了 特别的优化,让用户传递文件变得轻松快捷。

1. 软件中提供多种发送文件的方式。 a) 通过资源管理器中嵌入“新易发”的功能,直接发送; b) 通过资源管理器将文件,直接拖入到附件框内,进行发送; c) 通过发送界面中的附件按钮,增加附件方式,进行发送; d) 在 word 或 excel 系统中, “易发” 有 按钮, 可以直接将编制完成的文档发送; 2. 可以传送 100M 级别的大文件。 由于邮件系统对邮件大小的限制, 在网络中传输大 文件变得很麻烦; 3. 可以传送一个或多个文件,甚至是整个文件夹;

六、 消息跟踪
Active Messenger 可以让用户清楚的知道所发出的消息的状态。 比如接收者是否已阅 读了该消息。这就保证了消息的有效性。 Active Messenger 不会有大量的垃圾信息, 企业中的发送的每一条消息往往是包含一 个事务,因此用户对消息的状态格外关注。

图例为消息的发送在自己的发件箱中查看已发信息的状态, 我们可以知道该消息有一 个人已经签收了,还有两个没有打开消息。

七、 签收功能
对于企业中一些重要的消息, 发送者可以要求接收者输入自己的 AM 密码, 表示本人确 实收到本消息,这种签名的机制可以有效解决推委责任的问题。 发送者:

接收者:

发件者的数据库中有签收登记:

应用如: 财务经理要将 C 产品的成本告诉销售经理。而这样的信息是不允许随便让别的员工看 到的。这样财务经理可以采用签收的方式发送该消息。 (就算消息到达的那段时间该销 售经理不在,别人也不可能看到本消息。因为打开本消息的时候,需要接受者输入自己 的密码验证。 ) 工艺部门员工 A,在审核设计部门 B 做的 Y 产品设计图纸中,发现该的设计是存在设 计缺陷。此时可以通过签收的方式发送改进要求给 B 员工,告诉 B 改进的建议。若 B 签收了消息后,在 A 的管理器中,可以看到 B 已经签收过本消息的历史记录。进而 A 可以将此消息进行收藏, 以备以后查询到。 这样可以避免部门间与员工间的相互推诿的 问题。

八、 会议功能
在企业内经常会出现为某一个主题,进行大家共同讨论交流的情况。AM 提供了会议功 能来满足用户的这一要求。 1. 为某一个主题,邀请若干个人员进行会议; 2. 会议结束后,主持人可以产生会议记录。内容:主持人、邀请参会人员、到会人员、缺 席人员及会议内容等会议记录。

九、 消息管理功能
AM 作为企业内交流沟通的平台,对交流的历史记录的收藏与管理会是非常重要的一个功 能。在对消息的管理过程中提供了: 1. 服务器与客户端的消息同步; 系统支持在任何客户端的机器中,将自己在别的机器上发送过的消息同步到本机上。 2. 可以将重要的消息进行收藏: 进入信息管理器以后,除了常用的分类,可以按照自己的要求建立相应的分类目录,本 图会议记录以下的分类均为自定义类别,具体如下图所示:

完成以后,在收到一个及时消息时,点击“收藏”按钮,会弹出菜单如下图所示:

选择合适的类别,这条信息就自动按照自定义的分类进入到管理器中去了。 3. 收藏夹、待处理为系统提供的分类,可以直接使用; 4. 可以对历史消息可进行内容查询,查询后可以快速定位到该记录; 5. 可以记录会议的内容;


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