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第 4 章 办公软件
本章重点: ·Word 文档的编辑、排版及格式重用 ·图文混排 ·表格制作 ·Excel 工作表的建立与编辑 ·图表的制作 ·数据库管理功能 ·Power Point 演示文稿的创建及外观设计 ·幻灯片的基本操作及放映 本章难点: ·Word 中的分栏排版及图文混排 ·Excel 中的公式与函数 ·数据清单的排序、筛选、分类汇总等 ·幻灯片的制作及放映时的特殊效果 办公软件由办公自动化技术引出,主要用于办公信息处理。一般而言,在日常工作中 所使用的应用软件都可以称为办公软件,如文字处理、电子表格、演示文稿制作等。目前, 在我国使用较多的办公软件有微软公司的 Office 和金山公司的 WPS。

4.1 办公软件概述
4.1.1 办公软件简介 最常用的办公软件有微软公司的 Microsoft Office 和金山公司的 WPS。 1.微软 Office 微软公司 1993 年推出微软 Word 5.0,1997 年推出办公自动化软件包 Microsoft Office 97,1999 年推出 Microsoft Office 2000,2001 年推出 Microsoft Office XP,2003 年推出 Microsoft Office 2003,而今 Microsoft Office 2007 已经问世。随着新版本的不断推出, Microsoft Office 的功能越来越强大。 目前, 广泛使用的办公软件版本是 Microsoft Office 2003。 Office 2003 主要由 Word 2003 文字处理、 Excel 2003 表格处理、 PowerPoint 2003 演示文稿、 Outlook 2003 邮件收发、 Access 2003 数据库、OneNote 2003 记事本、FrontPage 2003 网页制作、InfoPath 2003 信息收集、 Publisher 2003 排版制作、Visio 流程图和 Project 项目管理等组件组成。Microsoft Office 是 世界领先的桌面效率产品,可以帮助用户更好地通信、创建和共享文档、使用信息和改进 业务过程。 2.金山 WPS 金山文字处理软件 WPS 是由珠海金山公司研制开发的文字处理软件。金山公司在 1989 年推出的 WPS(Word Processing System)是完全针对汉字处理重新开发设计的, DOS 在 操作系统下运行,称雄 DOS 时代,成为中国第一代电脑使用者的启蒙软件。1997 推出在

Windows 下运行的 WPS 97。1999 年推出中文智能办公软件 WPS 2000,集文字处理、电子 表格、多媒体演示制作、图文排版、图象处理等五大功能于一身,从此,WPS 走出了单一 字处理软件的定位。2001 年推出 WPS Office 金山办公组合软件,在同一界面上集成了文 字处理、图文混排、电子表格、图像处理和多媒体演示制作等多项功能。2005 年研发出了 拥有完全自主知识产权的 WPS Office 2005。2007 年 8 月,金山办公软件 WPS Office 2007 正式发布,并同时推出中、日、英多语言版本。目前 WPS Office 2005 使用的较为广泛, WPS Office 2005 分为个人版、专业版和开发版,以个人版为例,WPS Office 2005 由 WPS 文字、WPS 表格和 WPS 演示三个模块构成,是根据中国国情开发的办公处理软件,功能 强大,并与 Microsoft Office 完全兼容。 本章主要介绍 Microsoft Office 2003 的 Word、 Excel 和 PowerPoint, 这些套件的界面以 及启动、退出、帮助等基本操作基本相同,下面以 Word 2003 为例来介绍。 4.1.2 Office 2003 的启动和退出 1.Office 2003 的启动 在 Windows 下启动 Word 2003 的方法有多种,常用的两种方法如下: (1)通过开始菜单启动。 单击 Windows 的 “开始”按钮, 选择“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2003”即可。 (2)通过 Word 文档启动。双击某个欲打开的 Word 文档图标,即可启动 Word 并打开此 文档。 2. Office 2003 的退出 退出 Word 2003 应用程序的方法也有多种,最常用的操作是单击 Word 窗口右上角的 “关闭”按钮,或者执行“文件”菜单中的“退出”命令,也可双击 Word 窗口左上角的 控制菜单按钮,或按 Alt+F4,都可以退出 Word。 在退出 Word 时,若编辑过的文档未保存,则弹出提示对话框,询问是否保存当前的 文档或取消本次退出操作。 4.1.3 使用帮助系统 为了解决使用 Office 时遇到的问题,可以使用帮助系统。 1.帮助菜单 帮助菜单能为使用者提供关于 Word 2003 的在线帮助信息。选择“帮助”菜单的 “Microsoft Office Word 帮助”子命令,出现 “Word 帮助”任务窗格,在“搜索”文本 框内输入相应的内容,单击 按钮即可得到相关信息。或单击“目录”,在弹出的在线帮 助目录内从中查找相关信息。 或选择使用 Office 助手也能提供相同功能。 在联网的情况下, 可以选择“帮助”菜单的“Microsoft Office Online”子命令来获得朋友或计算机专家的在 线指导,解决实际操作中遇到的问题。 2.“输入需要帮助的问题”框 若要快速访问“帮助”,可以使用菜单栏右上角的“输入需要帮助的问题”框,在此 框中输入问题可以快速找到所需的答案。 3.屏幕提示 如果不能确定特定的命令或按钮的功能,或是要了解对话框中有关选项的详细信息, 可以通过“屏幕提示”获得帮助,可以通过下列方式获得: (1)对于带有对话框选项的帮助, 单击 按钮, 然后在出现的“Microsoft Office Word 帮

助”对话框中选择所需选项,了解相应信息。 (2)显示提示性帮助信息。将鼠标指向某一对象,系统就会显示出该对象的简单说明。 如查看某工具栏按钮的名称,将鼠标指针停留在该按钮上,直至其名称出现。

4.2 文字处理软件 Word 2003
4.2.1 文字处理软件 Word 2003 概述 Microsoft Office Word 2003(以下简称 Word)具有强大、完善的字处理及图文混排功 能,其主要特点有:所见即所得、支持多种显示方式、具有丰富的表格处理功能、支持图 文混排功能和不同文档格式自动转换等。 启动 Word 后的窗口如图 4-1 所示。下面对其组成部分分别介绍。
标题栏 菜单栏 常用 工 具 栏 格式工具栏 水平标尺 任务窗格 垂直 标 尺 垂直滚动条

文档窗口

选定栏

视 图 切 换条 绘 图 工 具栏

水 平滚 动 条 状态栏

图 4-1 Word 2003 窗口简介

1.标题栏 位于屏幕的顶端,包含控制菜单按钮、正在编辑的文档名、应用程序名“Microsoft Word”以及“最小化”、“还原”和“关闭”按钮等,这些按钮的用法同 Windows 窗口。 2.菜单栏 通常位于标题栏的下方,包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、 “工具”、“表格”、“窗口”、“帮助”等菜单项,且每个菜单项又包含下拉菜单。菜 单是 Word 的核心部分,所有的编辑和排版等操作命令都能在这些菜单中找到。打开下拉 菜单的方法同 Windows。 Word 菜单是折叠设计,弹出的下拉菜单只给出此项菜单中最常用的菜单命令,如需 其他菜单命令,可单击最下端的“ ”按钮。 3.工具栏 Word 将一些常用的命令和功能用图标按钮来代替,并且将功能相近的图标集中在一 起,形成工具栏。单击图标按钮即可执行相应的菜单命令。要想知道某个图标的功能,可 以将鼠标指针移到该图标上,稍停片刻,就会出现功能提示。 Word 默认只显示“常用”工具栏、“格式”工具栏和“绘图”工具栏。“常用”工 具栏提供了一些最常用的命令,如新建空白文档、打开、保存等;“格式”工具栏提供了 对文档格式进行设置的一些命令,如设置样式、字体、字号等。

除此以外,Word 还为用户提供了其它多种工具栏,用户可以根据需要来显示或隐藏 这些工具栏。方法与 Windows 类似,可以使用“视图”菜单中的“工具栏”命令;也可以 在任意一个工具栏中单击鼠标右键,从而选择显示或隐藏的工具栏名称。当显示的工具栏 位置不理想时,可以移动工具栏。移动时将鼠标指针指向工具栏的移动柄,按住鼠标左键 将其拖动到合适位置后松开鼠标左键即可。 4.标尺 Word 标尺有水平标尺和垂直标尺,分别位于文档窗口的上方和左侧。用户可以利用 水平标尺来设置段落的缩进、页边距、制表位以及改变栏宽等。垂直标尺用于显示和调整 上下页边距、表格的行高以及图形高度等。 标尺上的数字代表实际的尺寸,为表格的制作、分栏控制和宽度调整提供了方便。 5.文档窗口 Word 的文档窗口是文档内容显示的地方。用户可以在此查看和处理文档。在文本区 有一个闪烁的垂直条,称为插入点。插入点表明输入文档和嵌入对象将出现的位置。文档 窗口的左边空白处为选定栏, 当把鼠标指针移到选定栏中时, 鼠标指针会变成向右的箭头。 选定栏用于选定文档内容。 6.任务窗格 Word 2003 的任务窗格位于文档窗口的右侧,以 窗格的形式提供最常用的任务(如新建文档、 剪贴板和 样式等),方便用户操作。选择“视图”菜单中的“任 务窗格”命令,可打开或关闭任务窗格。任务窗格也 会根据用户当前的操作自动出现,如使用帮助时,自 动出现“Word 帮助”任务窗格。任务窗格导航按钮共 图 4-2 任务窗格导航按钮 有 5 各地方,如图 4-2 所示,拖动①处可移动任务窗 格,单击②处出现“其他任务窗格”列表,③处是“返回”和“向前”按钮,单击④处打 开“开始工作”任务窗格,单击⑤处关闭任务窗格。 7.滚动条 Word 包括垂直和水平两种滚动条,用于控制屏幕滚动。单击滚动条的上下、左右箭 头,可查看在当前窗口中看不到的文档内容。 垂直滚动条下方有一个“选择浏览对象”按钮 ,单击它可选择按什么对象进行浏览 (如页、节、脚注、批注等),加快浏览活动文档。 8.视图切换条 Word 视图方式是指用户查看文档的方式,包含有 5 个显示方式切换按钮:“普通视 图”、“Web 版式视图”、“大纲视图”、“页面视图”和“阅读版式”。其中,普通视 图显示文本格式,但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象等,在该视图方式下可 以键入文字、编辑和排版文本。Web 版式视图主要用于创作 Web 页,它能够仿真 Web 浏 览器来显示文档。页面视图是 Word 默认的视图,显示的文档与实际打印效果相一致,用 于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理分栏和图形对象等。大纲视图能够帮助用户确定写 作思路,合理地组织文档结构。 9.状态栏 状态栏位于屏幕底部,其中显示当前文档的一些状态信息,包括页数、节、当前页码

/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。在状态栏的右侧有 4 个按钮:“录制”、“修 订”、“扩展”和“改写”,双击按钮可改变其状态。 4.2.2 Word 文档的基本操作 在使用 Word 时, 所有的操作都是围绕文档进行的, 下面介绍 Word 文档的新建、 打开、 保存、打印、关闭等基本操作。 1.创建新文档 (1)创建空白文档 Word 启动时,如果没有指定 Word 文档,则会自动创建名为“文档 1”的空白文档, 空白文档是指使用“空白文档”摸板(即 Normal)创建的文档;也可以直接单击“常用”工 具栏中的“新建空白文档”按钮 来创建空白文档; 还可以在某个文件夹下单击鼠标右键, 选择快捷菜单中的“新建”中的“Microsoft Word 文档”来进行。 允许创建多个空白文档, 按创建次序 Word 暂时将其命名为“文档 1”、“文档 2”……等。 (2)利用模板创建特定格式的文档 模板是定义文档基本结构的格式文件,用于创建新文档。当使用模板新建文档时,其 中预定义的文本和格式等信息将自动添加进文档,用户只需输入文档的内容既可。Word 提供了大量的模板,如网页、报告、备忘录、论文、新闻稿、信函等等。 选择“文件”菜单中的“新建”命令,在“新建文档”任务窗格中,通过“本机上的 模板”或“网站上的模板”等按需要选择模板。有些 Word 模板是向导模板,会指导用户 一步一步地建立新文档。 用户也可以创建自定义模板,即创建一个扩展名为.dot 的模板文件。可以使用“本机 上的模板”来创建模板,也可以使用已有文档建立模板(通过后面介绍的“另存为”来实 现)。 注意,必须将自定义模板文件保存在“用户模板”文件夹中才能使用。单击“工具” 菜单的“选项”命令,打开“选项”对话框,通过“文件位置”选项卡即可实现。 2.打开文档 只有当文档处在打开状态时,才能对其进行编辑。打开文档是指将指定的文档从外存 读到内存工作区,并显示在文档窗口。常用的方法如下: (1)双击 Word 文档图标,先启动 Word,并自动打开该文档。 (2)选择“文件”菜单中的“打开”命令,或者单击“常用”工具栏中的“打开”按 钮,出现如图 4-3 所示的“打开”对话框。用 户可以单击左侧的文件夹以进入相应的位置; 也可以在“查找范围”下拉列表框中选择文件 夹。 在“文件类型”下拉列表框选择文件类型。 选定要打开的文档图标,单击“确定”按钮即 打开该文档。 另外, 使用 Ctrl 或 Shift 键可以同 时选择多个文档进行打开。 (3)在 Word 工作时,会记下用户最近使用 过的文件。从“文件”下拉菜单的底部可以选择 图 4-3 “打开”对话框 这些文件并打开。 Word 记忆最近使用过的文件 数量可以通过“工具”菜单中的“选项”命令进行更改。

在 Word 中允许打开多个文档,但只有一个是活动的(当前文档),以单击 Windows 任 务栏中的图标可进行切换。使用“窗口”菜单也可切换活动文档,并可拆分活动文档窗口。 3.文档的保存 因为用户所输入的文档都是临时保存在内存中,如果计算机突然断电或者系统发生意 外而无法正常退出 Word, 那么这些内存中的信息就将全部丢失, 所以应当及时地将文档保 存到外存中。保存文档的常用方法有以下两种。 (1)使用“文件”菜单的“保存”命令 或者直接单击“常用”工具栏中的“保存” 按钮(快捷键为 Ctrl+S),可以将当前编辑的 文档按原文件名保存到原文件夹。若是新建 文档,“保存”命令和“另存为”命令作用 相同,会弹出如图 4-4 所示的“另存为”对 话框。在“保存位置”框中选择文件保存的 磁盘和文件夹。在“文件名”文本框中输入 图 4-4“另存为”对话框 文件名。单击“保存”按钮,则 Word 自动 为文档添加上扩展名.DOC, 将该文档保存为 Word 文档。 Word 还允许用户将文档保存为其他格式,如网页、文档模板和 XML 格式等。用户只 需单击“保存类型”框右边的向下箭头,选择相应的类型即可。 按住 Shift 键,单击“文件”菜单的“全部保存”命令,可保存打开的全部文档。 (2)使用“文件”菜单的“另存为”命令,弹出如图 4-4 所示的“另存为”对话框,对 于已有文档往往是为了备份,用户可以另起文件名,也可改变保存路径和类型。 另外,通过“工具”菜单的“选项”命令可更改 Word 文档自动保存的时间间隔和保 存的文件位置,可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码等等。 4.关闭文档 关闭文档是指关闭用于编辑该文档的文档窗口和相应的内存工作区。 方法是: 选择“文 件”→“关闭”菜单命令或单击右上角的“关闭窗口”按钮。若编辑过的文档未保存,则 弹出提示对话框,询问是否保存当前的文档或取消本次退出操作。 按住 Shift 键,单击“文件”菜单的“全部关闭”命令,可关闭打开的所有文档。 5.打印文档 在实际打印文档之前,可选择“文件”菜单的“打印预览”菜单命令或者单击“常 用”工具栏中的“打印预览”按钮观察到打印效果。 选择“文件”菜单的“打印”菜单命令将弹出“打印”对话框,单击“确定”按钮即 开始实际打印。在打印前,可通过该对话框进行打印机类型、打印的页面范围、打印内容、 打印的份数、缩放、手动双面打印等设置。 另外,单击“常用”工具栏中的“打印”按钮,将直接打印整个文档,不能进行打印 机类型、打印的页面范围等设置。 4.2.3 文档编辑 1.插入点的移动 编辑文档时,经常需要移动插入点。在文档中移动插入点的方法很多,可以利用鼠标

也可以利用键盘。 ①利用鼠标移动插入点。把 I 形光标移到新的位置,然后单击鼠标左键,就可以在文 本区重新设置插入点。 ②利用键盘移动插入点。如表 4-1 所示,利用快捷键就可以快速移动插入点。 表 4-1 移动插入点的常用快捷键
按 ↑ ↓ ← → Home End PgUp PgDn Ctrl+Home Ctrl+End Shift+F5 F5 或 Ctrl+G 键 将光标定位到 向上移动一行 向下移动一行 向左移动一个字符或一个汉字 向右移动一个字符或一个汉字 移到该行开头 移到该行末尾 向上滚动一屏幕 向下滚动一屏幕 移到文档开头 移到文档末尾 移到上一次修改处 打开“查找和替换”对话框,可进行定位或查找、替换等操作

2.输入文本 在 Word 中输入文本只需简单地输入即可,但要注意以下输入技巧。 (1) Word 有两种文本输入状态,即“插入”和“改写”。“插入”状态是指状态栏中 的“改写”指示为灰色,输入的文字插入到插入点位置,并且插入点后面的文字将自动后 移。 “改写”状态是指状态栏中的“改写”指示为黑色, 输入的文字将覆盖光标后的文字。 “插入”和“改写”状态的切换可以通过键盘上的 Insert 键或鼠标双击状态栏中的“改 写”指示实现。 (2)记忆式键入功能。如果启用这一功能,则当键入自动图文集(即一些经常重复使用 的文字、符号或图形,如落款、问候语等)词条的前几个字符时,Word 会显示屏幕提示, 此时按回车键将输入该词条的余下部分。可使用“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单 的“自动图文集”命令,启用或关闭记忆式键入功能,或添加、删除自动图文集词条。 (3)特殊符号的插入。若要输入键盘上没有的特殊符号(如§、△、せ、①、Ⅷ),则可以 使用“插入”菜单的“符号”命令,也可使用输入法提供的软键盘。 (4)自动更正功能。Word 通常会自动更正用户输入时的一些常见错误,如将句首的 he 改为 He,将 seh 改为 she 等。可通过选择“工具”菜单的“自动更正选项”命令,来设置 Word 自动更正功能的特性。 (5)段落生成与合并。输入文本时,按 Enter 键将生成一个段落。Word 文档的每个段落 以一个段落标记(又称硬回车)符“ ”结束,每个段落可以包含多行文本。若删除此标记,则 将把相邻两段合并为一段。 但如果在输入文本时按 Shift+Enter 键, 则将输入换行符(又称软 回车)“ ”,使后续文本另起一行,并不分段,仍与上一行属于同一段落。

(6)插入文件。 选择“插入”菜单的“文件”命令, 可将其他兼容文件(如.doc、 .htm) .txt、 的内容插入到当前文档的插入点位置。 3.文本的选定、复制、移动和删除 (1)选定文本 在 Word 中,许多操作要先选定文本,再操作,如删除、移动、复制等。选定的文本 按反白方式显示,即黑底白字,而不是标准的白底黑字。选定文本可以使用鼠标或者键盘。 ①用鼠标选定文本 选定一个单词或汉字时,双击该单词或汉字。 选定一个句子(相邻两个句号之间的部分) 时, 按住 Ctrl 键, 再单击句子中的任意位置。 选定一行文本时, 单击相应位置的选定栏。 而在选定栏中单击并拖动可选定多行文本。 选定一段文本时,可以用鼠标双击选定栏,也可以在该段内任意位置三击鼠标。 选定某一连续区域的文本时, 从插入点开始拖动鼠标。 如果要选定的文本范围比较大, 可先在要选定文本块的开始处单击,然后按住 Shift 键,再单击要选定块的末尾。 选定整个文档时,可以用鼠标在选定栏中三击,或按住 Ctrl 键同时单击选定栏。 选定某一矩形区域文本时,按住 Alt 键的同时拖动鼠标。 选定不连续区域文本时,先选定第一个文本区,然后在按下 Ctrl 键的同时使用鼠标再 选定其他文本区。 选定一个大范围的连续区域文本时,为避免失误,可采用“扩展”选区方式。即,先 确定插入点,再激活“扩展”模式(双击状态栏上的“扩展”字样或按 F8 键),然后移动鼠 标单击,则插入点到单击处的文本被选定。再双击状态栏上的“扩展”字样或按 F9 键, 则切换回正常状态。 ②用键盘选定文本 要用键盘选定文本,先将插入点移到要选定的文本块处,再利用表 4-2 中的按键进行 选定,其中按住 Shift 键并按方向键则可将选定范围从插入点扩展至某一处。 表 4-2 使用键盘选定文本
按 键 Shift+← Shift+→ Shift+↑ Shift+↓ Shift+Home Shift+End Ctrl+Shift+↑ Ctrl+Shift+↓ Ctrl+Shift+Home Ctrl+Shift+End Ctrl+A 功 能 选定插入点左边的一个字符 选定插入点右边的一个字符 选定上一行 选定下一行 由插入点位置选定至该行的开头 由插入点位置选定至该行的末尾 到段首 到段尾 到文档开头 到文档结束 选定整个文档

单击选定区域外的任何区域或按键盘上的任意方向键可取消选定。 (2)复制和移动文本

复制和移动文本的常用方法有拖曳法和粘贴法。 ①拖曳法:首先要选定文本,然后将鼠标指针移到选定的文本上,按住鼠标左键拖动 可实现选定文本的移动。若拖动的同时按住 Ctrl 键,即可实现文本的复制。也可以使用鼠 标右键拖动。拖曳法适合在短距离内的复制或移动文本。 ②粘贴法:Word 的“编辑”菜单有“剪切”、“复制”和“粘贴”等命令,其用法与 Windows 相似。 首先, 通过 “剪切”(或“复制”)命令将选定的文本删除并放入剪贴板(或 复制到剪贴板), 然后单击“粘贴”命令完成选定文本的移动(或复制)。 也可以使用“常用” 工具栏中的“剪切”、“复制”和“粘贴”按钮,对应的快捷键依次为 Ctrl+X,Ctrl+C、 Ctrl+V。 剪贴板既是指 Windows 的剪贴板, 也是指 Office 的剪贴板, 所以可以在 Office 文档内 或者文档间以及不同应用程序文档间进行文本的复制与移动。 (3)删除文本 若要删除几个文字,可将插入点定位后,用 Delete 键删除插入点后面的字符或用 Backspace 键删除插入点前面的字符。 若删除大段文字,则先选中这些文字,然后用 Delete 键删除即可。 (4)重复、撤消和恢复文本 ①重复: 在输入文本或者对文档进行编辑的过程中, 如果要重复刚进行的操作(如文字 输入、删除等),可选择“编辑”菜单中的“重复键入”命令或者按 Ctrl+Y 键即可。 ②撤消:在用户编辑文档时,Word 自动记下了用户的每步编辑操作。当用户想撤销 操作时, 可选择“编辑”菜单中的“撤消”命令(或单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮 或按 Ctrl+Z 键)撤消最后一步操作。 若想撤消最近进行的多次操作,则单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮右边的下三 角按钮,从弹出的下拉列表中选择要撤消的操作。 ③恢复:可以恢复被撤消的操作。只有当用户执行了“撤消”命令后,才可使用“编 辑”菜单中的“恢复”命令或“常用”工具栏中的“恢复”按钮进行恢复(快捷键为 Ctrl+Y)。 4.查找和替换 在文字处理软件中,查找和替换是经常使用、效率很高的编辑功能。根据输入的要查 找或替换的内容,系统可自动地在规定的范围或全文内查找或替换。查找或替换不但可以 作用于文字,也可作用于格式、特殊字符、通配符等。 ①查找:将插入点定位于文档的开始处,选择“编辑”菜单中的“查找”命令或按 Ctrl+F 键, 弹出“查找和替换”对话框, 在“查找内容”框中输入要查找的文本, 单击“查 找下一处”按钮开始查找。在查找过程中用户可对每个找到的文本进行操作。单击对话框 中的“高级”按钮,可随意设置搜索选项,可以选择要查找的格式或特殊字符。 ②替换:将插入点定位于文档的开始处,选择“编辑”菜单中的“替换”命令或按 Ctrl+H 键,在“查找内容”框中输入要查找的内容,在“替换为”框中输入新文本,如图 4-5 所示,单击“查找下一处”按钮,则开始查找,找到指定内容后,可选择要不要替换 成新文本。若单击“全部替换”按钮,Word 将不再显示每一处查找到的位置,而是自动将 所有找到的文本替换为新文本。

4.2.4 文档的排版 文档排版是对文档中的文字、表格、图形等 对象的格式进行设置,分为三个层次,依次是字 符排版(或称字符格式化)、段落排版(或称段落格 式化)和页面排版(或称页面格式化)。 1.字符排版 字符是用户输入的文字信息,包括汉字、西 图 4-5 “查找和替换”对话框 文字母、阿拉伯数字以及其它的一些特殊符号。 字符排版就是设置字符的格式属性, 包括字体(指文字的书写形式, 如宋体、 黑体、 楷体等)、 字形(常规、倾斜、加粗、加粗倾斜等)、字号(指文字的大小)、字符间距(相邻两个字符的 间隔距离)、修饰效果等。 在进行字符格式化时,首先选定欲设置格式的文本,然后使用下列方法之一操作。 ①使用“格式”工具栏,如图 4-6 所示。例如,将一段英文设置 Times New Roman, 方法是:选定这一段英文,然后单击“字体”列表框右边的向下箭头,选择 Times New Roman。再如,单击“加粗”按钮,则选中的文本的字形被改变,同时“加粗”按钮呈按 住状态,如果要取消,再单击“加粗”按钮。其它按钮操作类似。
右对齐 格式窗格 样式 字体 字号 加粗 倾斜 下划线 字符边框 字符底纹 两端对齐 行距 项目符号 字体颜色 带圈字符 增加缩进量

字符缩放

减少缩进量 拼音指南 分散对齐 居中 突出显示 编号

图 4-6 “格式”工具栏

②使用“字体”对话框。选择 “格式”→“字体”菜单命令,出现如图 4-7 所示的 “字体”对话框。通过该对话框中可完成一些特殊修饰效果以及字符的间距、位置等。 说明: ①字号有两套表示法,其中中文表示的字号越小,字越 大;阿拉伯数字表示的字号(以磅为单位)越大,字越大。默 认为五号字(即 10.5 磅)。 由于大多数字库使用了 TrueType 技 术,因此还可以为文字指定相当大的字号值,如 560。 ② 将 选 定的 文本 变 成上标 形 式 ( 如 X2) 的 快捷 键为 Ctrl+Shift+=,变成下标形式(如 X2)的快捷键为 Ctrl+=。再按 一次快捷键将取消上标或下标形式。 2.段落排版 图 4-7 “字体”对话框 在 Word 中,段落就是位于前后两个段落标记“ ”之 间的文本内容,段落排版包括段落的对齐方式、缩进设置、段内行间距、段间距等。 段落标记存储了该段的格式化信息。如果删除了一个段落的标记,下一段文本将采用 该段文本的格式,选择“视图”菜单中的“显示段落标记”命令,可隐藏或显示文档中的 段落标记。 在进行段落格式化操作时,将插入点置于所需格式化的段落中即可。如果对多段或全 文一次性地进行段落格式化(对各段的格式化要求相同),则选定这些段落或全文。

(1) 段落对齐方式 段落对齐方式是指段落中的文字相对于页面左、右页边距的对齐方式。Word 提供了 下面 5 种对齐方式。 两端对齐:指段落中各行首尾靠页面的左右边距对齐, 可能自动调整字间距。但每个段落的最后一行是左对齐。 居中对齐:指段落中的各行首尾距页面的左、右边距的 距离相同。 右对齐:指段落中的各行首尾靠页面的右边距对齐。在 写书信或通知时,落款和日期需要右对齐。 左对齐:指段落中的各行首尾靠页面的左边距对齐。不 自动调整字间距,可能造成各行右侧不对齐,其设置需要使 图 4-8 “段落”对话框 用“段落”对话框。 分散对齐:与两端对齐相似,只是未输满的行也与其他各行首尾对齐。 使用“格式”工具栏可完成上述的 4 种对齐方式;选择“格式”→“段落”命令,打 开如图 4-8 所示的“段落”对话框,使用其中的对齐方式下拉列表可完成上述全部对齐方 式。 (2) 段落缩进设置 段落缩进是指整个段落或段落的某部分相对于页面左、右边距缩进一定距离。Word 默认段落缩进都为零。对于普通的文档段落,首行通常向内缩进两个字(不要使用增加空格 的方法缩进);为了强调某些段落,有时候适当地进行缩进,可以使整体编排效果更佳。如 图 4-9 所示,Word 提供了如下四种缩进方式。 首行缩进:指段落第一行的缩进。 悬挂缩进:指段落的除第一行以外的其他各行的缩进。 左缩进:指整个段落向右缩进。 右缩进:指整个段落向左缩进。 使用“段落”对话框可以精确设置段落的各种缩进效果。另外,也可以使用水平标尺
悬挂缩进滑块 首行缩进滑块 居中标题 右缩进滑块

左缩进滑块

首行缩进

正文区左边界

左缩进

无任何缩进的段落

右缩进

正文区右边界

图 4-9 段落缩进与水平标尺

快速、简单地设置缩排,即在水平标尺上用鼠标把相应的标记拖动到适当的位置即可,如

图 4-9 所示。 若要所选段落整体向右增加或减少一个字符的缩进量,也可使用“格式”工具栏上的 增加缩进量按钮 、减少缩进量按钮 , (3) 调整行间距与段间距 行间距指段落内各行之间的距离, Word 默认为 1.0 倍行距。 段间距指段落之间的距离, 分为段前距和段后距,分别表示所选定段落与上一段和下一段之间的距离,段间距以行为 默认单位。 单击“格式”工具栏上的“行距”按钮 右侧的下三角箭头,可选择所需的行距大 小。通过“段落”对话框可以设置行间距和段间距。 3.页面排版 页面排版是设计文档的整体外观,包括页面设置、页 眉和页脚、脚注和尾注、分节等。 (1)页面设置 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,出现“页 面设置”对话框,如图 4-10 所示,可设置如下四个选项卡 中的相关属性。 ①页边距。设置正文区与纸张边缘的上、下、左、右 4 个边距。 ②纸张。 设置或改变纸张的大小和方向, Word 默认使 图 4-10 “页面设置”对话框 用 A4 纸。 ③版式。设置页眉、页脚与纸张边缘的距离,也可以为每行加行号。 ④文档网格。设置是否使用网格控制每页的行数及字数。 (2)页眉和页脚 页眉和页脚是在文档正文区顶部和底部的文字或图像信息,如页码、日期、标题,徽 标等。只有在页面视图方式或打印预览中才能看到页眉和页脚。 建立或编辑页眉或页脚时,选择“视图”菜单中“页眉和页脚”命令,出现一个用虚 线框的“页眉”编辑区,并且显示“页眉和页脚”工具栏,其功能按钮如图 4-11 所示。 另外, 通过“页面设置”对话框的“版式”选项卡, 可以建立奇偶页不同的页眉或页 脚。通过“插入”菜单的“页码”命令也可以为页眉或页脚添加页码信息。

插入时间

显示/隐藏文档文字

在页眉和页脚间切换

设置页码格式 插入页码 插入页数

显示前一项 页面设置 显示下一项 插入日期 链接到前一个

图 4-11 建立页眉和页脚

(3)脚注和尾注 脚注和尾注是对文档中某些特定对象的注释,包括注释标记和注释文本。注释文本是 详细的注释正文部分,注释标记就是标注在被注释文字右上角的标号。脚注一般出现在页

面底端,用于为文档中部分文字给出补充说明。尾注一般在文档的结尾,用于为文档中的 引用文献添加注释。 添加脚注或尾注时,将插入点移至要注释的文字右侧,然后选择“插入”→“引 用”→“脚注和尾注”命令, 在弹出的对话框中进行相应的设置, 然后单击“插入”按钮, 就可对注释文本进行编辑。注意不能删除注释标记。 (4)分节排版 分节排版是指将一个文档分为几个不同的“节”,以便 在不同的“节”中使用不同的页面设置。分节排版特别适用 于排版长文档。 Word 实现分节的方法是插入分节符。 将插入 点定位到要插入分节符的位置,选择“插入”菜单中的“分 隔符”命令, 出现“分隔符”对话框, 如图 4-12 所示。 从“分 节符类型”中选择“下一页”、 “连续”、 “偶数页”或“奇 图 4-12 “分隔符” 数页”四个单选框之一。 对话框 Word 文档的分页是系统根据页面大小自动进行的,如 果文档中的某处之前、之后的文本内容必须分属到两页上,用户也可使用“分隔符类型” 区中的“分页符”强制分页。 4.2.5 格式重用 文档排版中采用格式重用技术可以提高排版效率,保证文档格式一致性。Word 提供 了多种与格式重用相关的功能,如格式刷、样式和模板等。 1.格式复制 (1)分解式复制 若只复制源对象的文本(不含格式), 可以使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令, 然后在对话框中选择“无格式文本”粘贴形式。 若只复制源对象的格式(不含文本),可以使用“格式刷”工具。 (2)格式刷 “格式刷”用来复制文本格式、一些基本图形格式和段落格式,如边框和填充等。操 作步骤如下。 ①选定文本或图形源对象或段落标记“ ”; ②单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 ,使鼠标指针变成刷子形状; ③在欲复制格式的文本上拖曳鼠标;或单击图形,使之与源对象具有相同的格式;或 在目标段落标记上拖曳鼠标,使之与源段落具有相同的格式。 若将第②步改为双击“格式刷”按钮, 则可多次刷制目标对象, 完成后, 再单击 “格 式刷”按钮使其复原。 “格式刷”无法复制艺术字文本上的字体和字号,也不能复制环绕样式设置为“嵌入 型”图形的格式。 2.样式 样式是用样式名表示的一组预先设置好的一系列排版格式的组合,包括字符样式和段 落样式。Word 提供了多种标准的内置样式,如:标题 1 至标题 9、正文、纯文本+首行缩 进等。用户也可根据需要自定义样式。使用样式进行排版的步骤如下。 ①若对段落排版,则将插入点移到该段落中;若对文本排版,则选定该文本。

②选择“格式”菜单中“样式和格式”命令,或单击“格式”工具栏的“样式和格 式”按钮 ,出现如图 4-13 所示的“样式和格式”任务窗格,从中 选择所需样式即可。 在新建空白文档时,“样式和格式”任务窗格中通常只列出很少 的几个样式。 在“样式和格式”任务窗格中单击“新样式”按钮,可自定义样 式;右单击某个样式名,可进行修改或删除指定的样式,但 Word 不 允许删除内置样式。 4.2.6 图文混排 Word 提供了强大的图文混排功能, 在文档中可插入外来图片、 自 绘图形、艺术字、文本框、数学公式等图形对象,使文档更加生动形 象。 图 4-13 “样式和 1.插入外来图片 格式”任务窗格 Word 常使用以下三种方法插入外来图片。 (1)选择“插入”菜单中“图片”子菜单的“剪贴画”命令,出现“剪贴画”任务窗 格,如图 4-14 所示,然后在“搜索文字”框输入要插入的 剪贴画类别(如动物),或者在“搜索范围”下拉列表中单 击“Office 收藏集”前的 ,在展开的类别中选中某个类 别的复选框,单击“搜索”按钮,最后单击搜索到的某个 剪贴画缩略图,就可将该图片插入指定位置。另外,单击 “剪贴画”任务窗格的“管理剪辑”按钮,通过“剪辑管 理器”插入剪贴画。 (2)选择“插入”菜单中“图片”子菜单的“来自文 件”命令,打开“插入图片”对话框,可按需要插入一个 图片文件中的图片。 (3)通过 Windows 剪贴板直接将其他程序中的图片复 制到当前文档中。 2.编辑和设置图片格式 编辑某图片时应先单击选定该图片,当被选定的图片 四周出现 8 个伸缩点时, 可进行复制和粘贴(方法与文本一 图 4-14“剪贴画”任务窗格 样),若按 Delete 键,则删除该图片。在选定图片的同时, 通常会显示“图片”工具栏,如图 4-15 所示,利用该工具栏可快速地对图片进行对比度、
颜色 降低对比度 增加亮度 裁剪 线型 文字环绕 设置透明色

插入图片 增加对比度

降低亮度

向左旋转

压缩图片

设置对象格式

重设图片

图 4-15 “图片”工具栏

亮度、裁剪、旋转、缩放、改变文字环绕方式等操作。也可右单击图片,在快捷菜单中选

择“显示图片工具栏”命令。若双击图片,则弹出如图 4-16 所示的“设置图片格式”对话 框,可以对图片格式进行精确的设置。 (1)缩放图片 单击图片,用鼠标左键拖动图片四周的 8 个控点可放大或缩小图片。或者使用“图 片”工具栏,或者使用“设置图片格式”对 话框,在“大小”选项卡中设置图片的尺寸 和按比例缩放。 (2)设置图片的环绕方式 插入在文档中的图片与文字之间存在 着叠放层次的关系,即文字环绕方式。Word 中刚插入图片为嵌入式。单击“图片”工具 栏的文字环绕按钮, 可进行“嵌入型”、 “四 周型”、“紧密型”等环绕方式的设置。也 图 4-16 “设置图片格式”对话框 可利用“设置图片格式”对话框的“版式” 选项卡进行设置。 (3)移动和旋转图片 除“嵌入型”外, 其他环绕方式的图片都可以进行移动和旋转。 将鼠标移至图片上方, 当鼠标指针变成可移动形状 时,就可将图片拖放到任何位置(或使用←、→、↑、↓等键)。 旋转图片的简单方法是单击选定图片,然后拖动图片上方的“自由旋转控制点” 就可以 旋转图片。也可使用“图片”工具栏或者“设置图片格式”对话框来旋转图片。 3.绘制图形 Word 提供了强大的图形绘制功能,可对图形进行绘制、加工以及制作出特殊的效果。 (1)绘制基本图形 在文档的底部通常会显示如图 4-17 所示的“绘图”工具栏, 若没有请单击“常用”工 具栏中的“绘图”按钮 。用鼠标单击一个绘图按钮(如直线、箭头、矩形等),鼠标指针 将变成十字形,此时,Word 通常会在当前插入点位置自动插入一个标明“在此处创建图 形”的绘图画布。在画布上按下鼠标左键并拖动,松开后即可绘制出图形。
选择对象 直线 箭头样式 椭圆 插入组织结构图或其它图示 线条颜色 竖排文本框 线型 插入图片 三维效果样式

箭头

矩形

阴影样式 填充颜色 插入艺术字 文本框 字体颜色 虚线线型 插入剪贴画

图 4-17 “绘图”工具栏

如果在选定“直线”或“箭头”按钮拖动鼠标的同时, 按住 Shift 键, 则可以 15? 递增 的方式绘制出线段或箭头。若在选定“矩形”或“椭圆”按钮拖动鼠标绘制的同时按住 Shift 键,则可以绘制出正方形或圆形。 绘图画布可将其中的各个图形整合在一起,作为一个整体来移动和调整大小。在绘图 画布上左双击,弹出“设置绘图画布格式”对话框,可对选定画布进行精确的格式设置。

右单击所绘制的封闭图形(如矩形、圆),可添加文字。 (2)绘制自选图形 单击“绘图”工具栏中的“自选图形”按钮,可看出 Word 提供了大量现成的图形形 状,包括如矩形和圆等基本形状,以及各种线条和连接符、箭头总汇、流程图符号、星与 旗帜和标注等。选择自选图形中的一种,按住鼠标左键拖动即可绘制处自选图形。 (3)修饰图形 可以重新调整图形的大小,也可以对其进行旋转、翻 转、添加颜色,并与其他图形组合成更复杂的图形。使用 “绘图”工具栏或单击鼠标左键选择诸如“设置自选图形 格式”对话框,可设置填充色、线条格式、阴影和三维效 果等常用属性。 (4)图形对象的组合与取消 图 4-18 艺术字库 Word 中的各个图形可以组合在一起形成一个整体, 以确保每个图形的位置、大小、版式相对不变。首先选定要组合的所有图形对象,即按住 Ctrl 或 Shift 键,然后用鼠标分别单击各个图形,然后右单击选定对象,从弹出的快捷菜单 中选择“组合”子菜单的“组合”命令。取消时,选择“组合”子菜单的“取消组合”命 令, 将组合对象分解为原来的几个对象。 或者单击“绘 图”工具栏的”绘图“命令。 4.插入其他图形对象 在 Word 中,使用“绘图”工具栏或“插入”菜 单中的相关命令, 也可输入其他图形对象, 如艺术字、 文本框和公式等,并可进行文字环绕、定位及修饰等 格式的设置。 图 4-19 编辑“艺术字”文字 (1)插入艺术字 弹出如图 4-18 所示的“艺术字库” 单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”按钮 , 窗口,选择需要的样式,然后在编辑“艺术字”文字窗口(如图 4-19 所示)中输入相应的文 字。

图 4-20 绘制文本框

(2)插入文本框 单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮或选择“插入”菜单中“文本框”的“横 排”或“竖排”命令,把鼠标指针置于文档中,按住鼠标左键绘制一个文本框。在文本框 的编辑区内可以输入文本、 图形及表格等对象, 如图 4-20 所示。 有关文本框的缩放、 移动、 复制、删除和环绕等操作与图片的操作相似。

(3)输入数学公式 插入数学公式的方法是: 选择“插入”菜单中的“对象”命令, 弹出“对象”对话框, 在“新建”选项卡中选择“Microsoft 公式 3.0”项,然后单击“确定”按钮,公式编辑器 就被打开,屏幕上会出现输入公式框和如图 4-21 所示的“公式”工具栏。 在公式框中输入 公式时,从“公式”工具栏中选择所需符号和公式模板。安装 Office 时,在默认情况下是 不会安装公式编辑器等附件的,需要用户自定义安装。

图 4-21 “公式”工具栏

4.2.7 表格制作与使用 表格用来表示一组相关的数据, 使信息表达简明、 直观。 表格由行和列的单元格组成, 行和列的交叉处称为单元格。 1.建立表格 表格可以建立在文档的任何位置,常用以下三种方 法。 (1)将插入点定位在准备插入表格的位置,然后单击 “常用”工具栏中“插入表格”按钮,这时会出现一个网 图 4-22 利用网格插入表格 格,如图 4-22 所示,从中拉选一种网格即可建立表格。 (2)选择“表格”菜单中的“插入”子菜单的“表格”命令,出现“插入表格”对话 框,设置表格的列数和行数及相关特性(如自动套用表格格式),可插入一个标准表格。 (3)单击“常用”工具栏中的“表格和边框”按钮 ,出现如图 4-23 所示的 “表格和 边框”工具栏, 同时鼠标指针变成笔形, 并可以自由绘制表格以及斜线等。 单击图 4-23 的 “绘制表格”按钮可使鼠标指针从笔形变为插入点形状或再变为笔形。
绘制表格 擦除 底纹颜色 框线 升序 线型 粗细 拆单格 分元 边框颜色 表格自动 套用格式 显示/隐 藏虚框 平均分 布各列 降序 自动求和 合并单元格 平均分布各行 插入表格 垂直对齐方式

图 4-23 “表格和边框”工具栏

表格建立好后,就可以在单元格内输入文本、图片,甚至还可以插入另一个表格。在 输入前要将插入点移至相应的单元格内,方法是单击相应单元格内部或者使用 Tab、 Shift+Tab 和→、←、↑、↓等键。当插入点到达表格最后一个单元格时,再按 Tab 键,Word 将为此表自动添加一行。 2.编辑表格 表格的编辑包括单元格、行、列的插入和删除,行高、列宽的调整,单元格的拆分与 合并以及表格的删除等。

(1)选定单元格、行或列 要选定一个单元格,可以将鼠标指针移到该单元格左边界使其变成向右箭头,然后单 击左键。要选定一整行,可以将鼠标指针移到该行最左边的选定栏中使其变成向右箭头, 然后单击左键。要选定一整列,可以将鼠标指针移到该列顶端的选定栏中使其变成黑色的 向下箭头,然后单击左键。要选定整个表格,可以将插入点放在表格的任一单元格中,表 格左上角会出现一个位置句柄,单击它就可以选定整个表格。在选定的同时进行拖动或按 下 Ctrl、Shift 键可选定多个单元格、行或列。此外还可用键盘或菜单方式进行选定,具体 方法不再赘述。 在表格中选定文本或图形与在文档中选定文本或图形的方法一样。 (2)插入和删除行、列或单元格 若在表格中插入行、 列或单元格, 则先将插入点移至表格中的指定位置, 然后执行“表 格”菜单的“插入”子菜单中的相关命令。若先选中若干行、列或单元格,再执行同样命 令,则可插入选定数目的行、列或单元格。 若要删除表格中的行、列或单元格,则选定要删除的对象,然后执行“表格”菜单的 “删除”子菜单中的相关命令,其中的“表格”命令将删除整个表格。 (3)单元格的合并与拆分 选定要合并的单元格,选择“表格”菜单中的“合并单元格”命令,即可删除选定单 元格之间的分隔线,使其成为一个单元格。 选定要拆分的单元格,选择“表格”菜单中的“拆分单元格”命令,出现“拆分单元 格”对话框,在对话框中选择拆分后的行数和列数,然后单击“确定”按钮。 (4)调整表格的行高和列宽 默认情况下,Word 根据单元格中的内容自动调整行高。但也可以修改,其方法是: 将鼠标定位到要改变行高的边框上,这时鼠标将变成 形状,上下拖动边框以改变行高, 拖动时出现一条水平的虚线表明行高的位置。调整列宽的方法与调整行高类似。也可以使 用“表格”→“自动调整”命令来平均分布各行或各列。 3.表格的计算和排序 在表格中可以快速执行一些简单的运算,如求和、求平均值等。 (1)表格的计算 若对表格中的数据进行计算,先定位插入点 于存放计算结果的单元格,然后选择“表 格”→“公式”命令,出现“公式”对话框,如 图 4-24 所示。 其中, “公式”框中用来输入公式; “粘贴公式”框用来选择函数,被选中的函数会 自动出现在“公式”框中。参数可以是 Above、 Left、Right 等。 图 4-24 “公式”对话框 (2)表格的排序 通过“表格”→“排序”命令,可以对某一列按照笔划、数字、日期或拼音的升序或 降序来排序。 4.设置表格属性

选择“表格”菜单的“表格属性”命令, 出现如图 4-25 所示的对话框, 在“表格”选 项卡中,可设置表格在页面中的对齐和环绕方式。 单击“边框和底纹”按钮,可设置表格和单元格的 边框和底纹;单击“选项”按钮,可设置单元格的 边距和间距。在“行”和“列”选项卡中,可以精 确指定行高和列宽。 4.2.8 其他常用功能 1.分栏排版 在报刊上我们经常看到多栏排版方式,以避免 文本行过宽或过窄,从而提高宽页文档的可读性。 可以对整篇文档进行分栏排版,也可只对某一段落 进行分栏。Word 默认文档为一栏。 图 4-25 “表格属性”对话框 在页面视图下, 选定要分栏排版的文本(若不做 选定,默认对整个文档分栏),然后选择“格式”→“分栏”命令,出现“分栏”对话框, 指定要分栏的“栏数”、“分隔线”等属性,并 在“应用于”框中选择所需的应用范围。 2.边框和底纹 边框和底纹是两种修饰效果,可以对选定的 文字、段落或表格等对象设置。首先选定欲设置 的对象,然后选择“格式”菜单中的“边框和底 纹”命令,如图 4-26 所示,在弹出的“边框和底 纹”对话框中设置指定的边框和底纹属性, 并且要 注意在“应用于”框中选择所需的应用范围(如 图 4-26“边框和底纹”对话框 文字、段落、表格等)。 3.项目符号和编号 在段落前加上编号和某种符号, 可以增加文档的层次性和可读性。 Word 提供了方便的 为段落设置项目符号和编号的功能。在段落增删后还可自动调整。 将插入点定位在欲设置段落中或选定欲设置段落后,单击“格式”工具栏中的“项目 符号”按钮 或“编号”按钮 ,即可完成项目符号和编号的设置。但是这种方法的设置 效果是特定的,如果需要设置更为多样的项目符号和编号,需使用“项目符号和编号”对 话框。 选定欲设置段落后, 选择“格式”菜单的“项目符号和编号”命令, 弹出 “项目符号 和编号”对话框,在相应的选项卡中选取所需设定即可。 4.自动生成目录 最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式来编制目录。因此,编制目录首 先要对文档的标题进行大纲级别或内置标题样式的设置,设置方法如下: (1) 在“视图”菜单中选择“工具栏”,再单击“大纲”。 (2) 选择一个希望在目录中显示的标题。 (3) 在“大纲”工具栏上,选择与选定段落相关的大纲级别(1 级到 9 级)。 (4) 对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤(2)和(3)。

然后再按照以下步骤操作: ① 单击要插入目录的位置。 ② 指向“插入”菜单上的“引用”,再单击“索引和目录”,出现“索引和目录” 的对话框。 ③ 单击“目录”选项。 ④ 单击“格式”下拉列表框,选择目录的格式。 5.宏 宏是隐藏在 Word 文档内部的程序代码。Word 提供宏机制的主要目的是便于高级用户 编写宏程序,以自动编排 Word 文档。恶意编写的宏程序被称为“宏病毒”。Word 在“工 具”菜单的“宏”子菜单中提供了一组可用于编辑和执行宏程序的命令。其中,“录制新 宏”命令可启动一个“宏录制”程序,该程序能够根据用户对文档的编排操作自动生成实 现相同操作效果的宏程序。

4.3 电子表格处理软件 Excel 2003
电子表格数据处理软件 Excel 2003 是 Office 2003 套装软件的组件之一, 主要用于处理 办公事务的各种表格,可完成许多复杂的数据计算、进行统计分析和预测,如会计报表、 工资表、成绩单等。本节主要介绍 Excel 2003(以下简称 Excel)的基本使用方法。 4.3.1 Excel 概述 1.Excel 的窗口组成 启动 Excel 后,屏幕出现 Microsoft Excel 应用程序主窗口,如图 4-27 所示。同时,将 自动建立一个名为“Book1”的空工作簿。与 Word 类似,Excel 主窗口包含有标题栏、菜 单栏、工具栏、编辑区、滚动条、状态栏、任务窗格等,同时还有编辑栏、工作表标签、 行号、列号等 Excel 特有的窗口元素。
标题栏 菜单栏 工具栏 列号 行号

编辑栏 当前活动单元格 垂直滚动条 任务窗格 工作簿窗口

工作表标签 状态栏

水平滚动条

图 4-27 Excel 主窗口

2.工作簿 工作簿(book)是指 Excel 程序用来处理和存储数据的文件,以.xls 为扩展名。工作簿文 件的创建、保存和打开等操作方式与 Word 基本相同,例如可以使用模板来建立新的工作 簿,也可以同时打开和关闭多个工作簿。在打开多个工作簿时,可以使用“窗口”菜单的 “重排窗口”命令,进行平铺、水平并排、垂直并排、层叠等方式排列。 工作簿窗口实际上就是 Excel 的文档窗口,每一个工作簿包含若干工作表(Sheet),默

认是 3 张,以 Sheet1、Sheet2 和 Sheet3 来命名,可更名,也可以根据需要添加更多的工作 表。一个工作簿最多有 255 张工作表。 3.工作表 在工作簿中,其数据实际存放在它所包含的工作表中。 每个工作表都是由若干行(行号 1~65536)和若干列(列号 A、B、…、Y、Z、AA、AB、…、IV,共 256 列)组成的一张表 格,如图 4-27 所示。 在工作簿窗口的下端是工作表标签区,用于显示各个工作表名(或称为标签),其中一 个工作表名以白底显示,表示该工作表是当前工作表(或称活动工作表) ,如 Sheet1。单击 某个工作表名(或单击该标签区左侧 4 个小黑三角按钮之一),可以选择或切换当前工作表。 4.单元格与单元格地址 单元格(cell)是指工作表中的一个格子,是 Excel 用于保存数据的最小单位。单元格地 址用其所在列号和行号表示,如 B3 是指第 B 列与第 3 行交点处的单元格。有时,为了区 分不同工作表中的单元格,单元格地址也可以包括工作表名,如 Sheet2!B3 表示工作表 Sheet2 中地址为 B3 的单元格。 5.编辑栏 编辑栏用于编辑、显示或输入数据和公式。它位于格式工具栏的下面,包含有单元 格引用名称框、撤消按钮、确定按钮、插入函数按 钮与编辑框(数据输入区域),如图 4-28 所示。 单元格引 撤销 确定 插入 编辑 用名称框 按钮 按钮 函数 4.3.2 工作表的基本编辑操作 框 1.选定单元格 Excel 也是“先选定、后操作”。选定单元格的简 单方法就是单击(激活)它,使之成为当前单元格(也称活 图 4-28 编辑栏 动单元格),从而可以接受数据输入或其他操作。 被选定单元格的边框变成黑线,如图 4-27 所示,其行号和列号会突出显示,并在编辑 栏的名称框中显示其地址。表 4-3 列出了选取单元格区域、行或列等范围的方法。若取消 选定,只需单击任意一个单元格或按键盘上任意一个方向键。 表 4-3
选 取 对 象 单个单元格

选取单元格或单元格区域的操作方法及命名
操 作 方 法 名 称 单元格本身的名称,如:A2、B5

激活单元格,或用方向键移至相应的单元格 单击行(或列)的标头。按 Shift 或 Ctrl 键同时单击可选定 多行(列) 先单击区域的左上角,然后按住鼠标左键拖动到区域右

整行(或整列)

行号:行号或列号:列号,如 3:5、D:F

区域左上角单元格名称:区域右下角单元格名 称,如 B2:C4

连续单元格区域

下角, 松开左键即可(其中左上角单元格为活动的)。 或者 单击区域的左上角,按下 Shift 键的同时再单击右下角

不连续单元格区

按住 Ctrl 键的同时单击各单元格

2.输入常量数据 单元格中输入的数据可以是常量,也可以是公式或函数。其中,常量通常分为文本型、 数值型、日期时间型三种类型。Excel 会自动判断所键入数据的类型,并进行适当的处理,

如左右对齐方式等。输入数据的方式一般有以下 3 种: (1)直接输入 首先单击相应的单元格,然后再输入数据。如果该单元格原来有数据,则新输入的数 据会覆盖原有的数据。输入完后,可按方向键、Enter 键或 Tab 键将相邻的单元格变成当前 单元格。也可单击相应的单元格,然后在编辑栏的编辑区为当前单元格输入数据。如果同 时在多个单元格中输入相同数据,则选定多个单元格,键入相应数据,然后按 “Ctrl+Enter”键。 默认情况下,文本沿单元格左边对齐,数值沿单元格右边对齐等。 ①文本的输入。文本是指键盘能键入的任何符号,包括字母、数字、标点符号、汉字 等。当输入的文本超过单元格宽度时,若右邻的单元格中无数据,则超出的文本会延伸到 右侧单元格;若右邻的单元格已有数据,则超出的文本被隐藏起来,这时可以用增大列宽 或以折行的方式(按 Alt+Enter 键)处理该单元格,以便能使全部文本内容显现出来。 另外,对于数字形式的文本型数据,如邮政编码、电话号码等,输入时应在数字前加 一个单撇号,如:'454000。 ②数字的输入。若要输入负数,需在数字前加一个负号(-),或将数字用括号括住,如: “-5”或“(5)”;若要输入分数,需在分数前加一个零和空格,如“0 5/8”;若输入的数 值太长,则自动会显示为科学记数法(如把 0.0000000524 记为 5.24E-08)。 ③日期或时间的输入。输入用“-”或“/”分隔的年、月、日,如“2008-5-1”、 “2008/5/1”,“1-May-08”。可输入不带年份的日期。按“Ctrl+;”键输入当前日期。 输入时间时应按“时:分:秒”顺序,数字之间用“:”分隔,如“18:01:00”, 但可省略秒值。按“Ctrl+Shift+;”键输入当前时间。日期和时间在单元格中是右对齐。 可以在单元格中同时输入日期和时间,中间用空格隔开。图 4-29 为输入示例。

图 3-29 输入示例

(2)自动填充 Excel 提供了“自动填充”数据功能,可在连续单元格区域中快速自动填充有规律的 数据,包括相同数据、等差、等比、自定义序列等。可使用鼠标或者菜单的方式。 ①鼠标方式。填充相同数据(相当于复制操作,日期除外)的方法是:选定一个单元格, 然后将指针放在该单元格右下角的填充柄上(指针变成小黑+字),按住鼠标左键沿横向(或 + 纵向)拖动直到结束的单元格即可;也可右拖动,松开鼠标,然后选择“复制单元格”。填 充序列数据时,如果是日期,则选定一个单元格左拖动填充柄即可(也可右拖动,但要选择 菜单命令);否则需要在前两个单元格中分别输入前两个有序数据,然后选定这两个单元格

拖动填充柄,但也可以按住 Ctrl 键并拖动一个单元格的填充柄,填充的数字将依次递增。 如图 4-30 所示。

图 4-30 用鼠标拖动实现自动填充

②用菜单命令。 选定欲建立序列的单元格区域(开始几个单元格有初始值), 再打开“编 辑”菜单的“填充”子菜单的相关命令,如图 4-31 所示。用户可按需要进行操作,可以精 确控制填充效果。 Excel 中未提供的序列是不能自动填充的, a、 c、 e。 如 b、 d、 使用“工具”菜单的“选 项”命令,然后选择“自定义序列”选项卡可添加、删除自定义序列。 (3)导入数据 利用“数据”菜单的“导入外部数据”命令可将其他数据库(如 Access、FoxPro 等产 生的数据库文件)的数据导入,还可以导入文本文件等。 3.输入有效数据 在输入数据前,可设置输入数据的有效性规则,以免输入不符合要求的数据。操作方 法为:首先选定要检验的单元格区域,然后执行“数据”菜单的“有效性”命令,弹出如 图 4-32 所示的“数据有效性”对话框。 通过该对话框的“设置”选项卡可以设置允许输入 的数据类型和有效范围, 通过“输入信息”选项卡可以设置选定单元格时显示的输入信息, 通过“出错警告”选项卡可以改变出错警告信息。 在输入数据时, 若超出设置的有效范围, Excel 就会禁止输入,并显示出错警告信息。

图 4-31 用菜单命令实现填充数据 图 4-32 “数据有效性”对话框

4.编辑工作表 编辑工作表主要包括:对单元格及选定区域的修改、清除、插入、复制、移动、查找、 粘贴与选择粘贴等; 工作表的移动、 复制、 插入、 删除等管理操作。 编辑过程可以使用“撤 消”或“恢复”操作,方法与 Word 相同。 (1)修改与清除

①修改:单击单元格,将鼠标定位在编辑栏的编辑框中修改数据;或者双击单元格直 接进入编辑状态,修改单元格中的数据。 ②清除:首先选定单元格区域,然后选择“编辑”菜单的“清除”命令,通过其子菜 单可以清除格式、内容、批注等信息。选定单元格区域后,如果按 Del 或 BackSpace 键, 则只清除内容。 (2)插入与删除单元格、行或列 ①插入单元格时, 首先选定单元格区域, 其单元格数目应与要插入的单元格数目相等, 然后使用“插入”菜单的“单元格”命令。插入行或列时,使用“插入”菜单的“行”(或 “列”)命令。如果插入一行或列,则需要选定一个单元格,新的一行或列将插入在活动单 元格上面或左边;如果插入多行(或多列),则要选定与要插入的行数相等的若干行(或列), 新的行(或列)将插入在选定行(或列)的上面(或左边)。 ②删除单元格、行或列时,首先选定,然后使用“编辑”菜单的“删除”命令即可。 (3)移动和复制 与 Word 相似, Excel 的工作表的编辑中可以使用“复制”、 “剪切”和“粘贴”命令, 也可以使用鼠标拖动,但在拖动时,鼠标指针要移到选定区域的边框上。另外,“复制” 操作后,如果使用“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令,则可以选择性地粘贴公式、数值、 格式、批注等信息。 (4)查找与替换 与 Word 相似,不再赘述。 (5)管理工作表 双击工作表标签可以更改工作表名。使用“插入”菜单的“工作表”命令可插入新的 工作表。使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令可删除工作表。拖动标签可改变工作表 的前后顺序。按住 Ctrl 键拖动标签,可复制工作表。 另外,右单击标签,弹出如图 4-33 所示的菜单,可以 对工作表进行重命名、删除、移动、复制、插入等操 作。 4.3.3 使用公式与函数 Excel 电子表格的重要功能是计算,而计算是由 公式和函数实现的。 图 4-33 工作表标签快捷菜单 1.公式 公式就是由运算符和操作数组成的式子,必须以“=”开头。操作数可以是单元格引 用、常量、函数等,运算符主要是算术运算符、关系运算符(也称比较运算符)和文本运算 表 4-4 Excel 运算符 类别
算术运算符 关系运算符 文本连接符

运算符
+(加)、-(减)、*(乘)、/(除)、^ (指数)、%(百分比) =(等于)、>(大于)、<(小于)、>=(大于等于)、<=(小于等于)、<>(不等于)。 &(字符串连接, 即将两个字符串连接起来, 如单元格 A1 中的数据为“英语”,A2 为“成绩”, 则 A1&A2 的结果为“英语成绩”)

符“&”,如表 4-4 所示。其中,关系运算符用来比较两个值的大小,结果是一个逻辑值, 不是 TRUE 就是 FALSE。 如果公式中包含多个运算符, Excel 将按优先次序(或称优先级)进行运算。 运算符的优 先次序为:百分比 (%)、指数(^) 、乘和除(*和/)、加和减(+和-)、文本连接(&)、关系运 算符。优先级相同时,按从左到右顺序计算。使用圆括弧可改变运算次序,即括弧的优先 级最高。 公式的输入和编辑与普通数据类似, 例如在单元格 C3 中建立计算公式 A3*B3, 选定单 元格 C3,直接输入“= A3*B3”即可;或者,选定单元格 C3 后,输入“=”,再单击 A3 单元格,键入“*”号,然后单击 B3 单元格,最后 单击编辑栏中的“√”或按 Enter 键,如图 4-34 所 示。 2.单元格引用(单元格地址) 图 4-34 输入计算“乘积”的公式 单元格引用的作用在于标识工作表上的单元 格或单元格区域,并指明公式中所使用的数据的位 置。通过引用,可以在公式中使用工作表不同部分的数据,或者在多个公式中使用同一个 单元格的数值。 还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。 单元格的引用方法为以下三种: (1)相对引用或相对地址:是指被引用的单元格与公式所在单元格的相对位置。如果移 动或复制公式,则引用会自动调整。默认情况下,公式使用相对引用。例如,假定 C3 单 元格存有公式“=A3*B3”,复制到 C5 和 D6 单元格后,C5 和 D6 单元格中分别为 “=A5*B5”和“=B6*C6”,亦即被引用的单元格地址发生了相对变化。 (2)绝对引用或绝对地址:表示某一单元格的位置在工作表中的绝对位置,与公式所在 单元格的位置无关。绝对引用要在列号、行号前加一个“$”符号,如在 C3 单元格中输入 “=A3*$B$3”,复制到 C5 和 D6 单元格后,C5 和 D6 单元格中分别为“=A5*$B$3”和 “=B6*$B$3”。由于$B$3 是绝对引用,所以在公式移动或复制时固定不变。 (3)混合引用或混合地址:被引用单元格位置包含一个绝对引用和一个相对引用。也就 是说,被引用单元格的地址中行和列有一个是固定的,另一个是相对的。如 B$3(相对行, 绝对列)、$D5(绝对行,相对列)。在公式移动或复制时,相对引用自动调整,而绝对引用 不作调整。 若引用同一工作簿中的不同工作表, 只需在单元格引用前加入工作表引用即可。 例如, “Sheet2!B2+Sheet3!B3”表示工作表 Sheet2 的单元格 B2 中的值与工作表 Sheet3 的单元格 B3 中的值之和。 3.使用函数 函数是特殊形式的公式,可以单独使用,也可以作为公式的操作数。Excel 提供了大 量的内置函数,包括财务、日期与时间、数学和三角、统计、逻辑、文本、数据库等多个 方面。函数的调用形式为: 函数名(参数 1, 参数 2,……, ) 其中,函数名说明该函数的功能,即所能执行的运算。参数可以是数值、文本、单元 格引用(地址)或其它函数,函数中参数的个数因要求不同而不等,参数之间用“,”号分 隔(有的函数不需要参数)。

函数的输入有两个方法:一是插入函数法, 一是直接输入法。一般用插入法比较方便, 不需要记忆函数名及其参数的用法。直接输入法类似输入普通数据。 (1)插入函数法:例如,对图 4-35(a)所示的成绩表,计算各个学生的平均成绩。首先选 定单元格 E3,然后选择“插入”菜单的“函数”命令(或单击“插入函数”按钮 ),弹出 “插入函数”对话框,如图 4-35(b),在函数列表中选择 AVERAGE,单击“确定”按钮, 弹出“函数参数”对话框,如图 4-36 所示。在参数“Number1”输入框中显示着 Excel 自 动选取的计算对象区域 B3:D3。若不合适,可以重新由键盘输入,也可以通过鼠标拖放来 从工作表上选取需要的单元格或单元格区域。最后单击对话框“确定”按钮。对于其他学 生的平均分,利用自动填充即可。

(a) 图 4-35 例题图例

(b)

图 4-36 “函数参数”对话框

(2)直接输入函数法:例如,在图 4-35(a)所示的成绩表上增加“评定”项目(设为 F2 单 元格),按照平均分列出学生是否及格的情况。实现方法是:选择 F3 单元格,在编辑栏的 编辑框中输入函数“=IF(E3<60, "不及格","及格")”,然后利用自动填充,将 F3 单元格复 制到区域 F4:F7,实现其他学生的成绩转换。 IF 函数根据逻辑计算的真假值,返回不同结果。对于“IF(E3<60, "不及格","及格")” 来说,若单元格 E3 的值小于 60(即条件式 E3<60 为真),返回文本值"不及格";否则(即单 元格 E3 的值大于或等于 60,即条件式 E3<60 为假),返回文本值"及格"。 如果将评定改为:按照平均分划分出优、良、中、及格和不及格 5 个等级,则可使用 如下 IF 函数: =IF(E3>=90,"优",IF(E3>=80,"良",IF(E3>=70,"中"IF(E3>=60,"及格","不及格")))) 可以看出,对嵌套的函数调用(即一个函数用作其他函数的参数)使用直接输入比较容

易些。 在使用公式或函数时,需要注意: ①输入的函数名、单元格引用等可以为小写。如 if、b5,但 Excel 将自动转换为大写。 ②出现在公式或函数中的文本必须用半角的英文双引号“"”括起来,如"不及格"。 ③当选取含有数值的两个以上单元格区域时,在状态栏的“自动计算区”中就会显示 某种计算结果。右单击“自动计算区”,可改变计算种类。 ④单击工具栏中的“自动求和”按钮 的∑, Excel 将自动在活动单元格中填入带单 元格引用的求和函数。如果单击此按钮右侧的小黑三角,可从下拉列表中选用求平均值、 计数、求最大值和最小值等函数,或插入其他函数。 4.3.4 工作表的基本格式设置 工作表格式设置包括单元格内的数据格式和单元格的格式设置,可以通过“格式”工 具栏和“格式”菜单实现。 “格式”工具栏上各按钮的作用如图 4-37 所示, 用法也与 Word 操作类似。在进行格式设置前,应先选取设置对象所在的单元格或单元格区域。操作时, 在单元格显示的是设置后的结果,而在编辑栏中显示的是原始格式。
字号 倾斜 左对齐 右对齐 货币样式 减少小数位数 填充颜色 千位分隔样式 增加缩进量

字体

加粗 下划线

居中

增加小数位数 合并及居中 百分比样式 减少缩进量

边框

字体颜色

图 4-37 “格式”工具栏

1.设置数字的格式 通过数字格式的设置,可使数字带有百分号(%)、货币符(¥)、千位分隔符(,)等,也 可改变小数位数。 选取单元格或区域后, 单击“格式”工具栏上相应的按钮, 或者选择“格 式”菜单“单元格”命令,出现“单元格格式”对话框,在“数字”选项卡上进行选择, 如图 4-38 所示。 2.设置文本字体的格式 文本字体的格式主要包括字体、 字形、 字号、 颜色、 增加下划线及一些特殊效果等。 可通过“格 式”工具栏的按钮来设置,也可通过“单元格格 式”对话框的“字体”选项卡进行, 操作与 Word 类似。 3.设置对齐方式 数据对齐方式包括水平对齐、垂直对齐、合 并单元格,改变文字的方向等。利用“格式”工 具栏只能设置在水平方向的对齐方式,其他方面 的设置可通过“单元格格式”对话框的“对齐” 图 4-38 用菜单方法设置数字的格式 选项卡进行,如图 4-39 所示。该对话框中“文本 控制”选项的作用十分重要。 ①“自动换行”:单元格中的数据将自动换行以适应列宽。更改列宽时,数据换行也

会相应自动调整。 ②“缩小字体填充”:缩小单元格中字符以 调整到使数据与列宽一致,若改变列宽则字符大 小可以自动调整。 ③“合并单元格”:将多个单元格合并成一 个单元格,水平、垂直均可,但只保留左上角的 数据。与“水平对齐”或“垂直对齐”下拉列表 框的“居中”选项结合,具有“格式”工具栏的 “合并及居中”按钮的作用,一般用于标题的对 齐显示。 4.设置边框与底纹 屏幕上显示的网格线是系统为输入、编辑方 图 4-39 “对齐”标签 便而设置的,在打印或预览时不会出现。若希望 打印出格线,则需要为单元格区域设置边框。底纹的设置是为了使某些特殊的数据更加醒 目。 ①使用“格式”工具栏: 单击“边框”按钮右端的向下箭头, 出现边框类型下拉列表, 从中可对选定的区域设置需要的边框类型。单击“填充颜色”按钮右端的向下箭头,可设 置底纹。 ②使用“格式”菜单的“单元格”命令:在“单元格格式”对话框中选择“边框”或 “图案”标签,进行边框或底纹设置。从对话框中的选项可以看出,比用“格式”工具栏 设置的内容更丰富。例如虚线、点划线、双线、线条颜色、用斜线分割单元格、底纹的图 案等等。 5.设置行高和列宽 在建立工作表时,所有单元格具有相同的宽度和高度,但 Excel 系统会随着单元格中 字体大小的改变而自动调整行高。默认情况下,当单元格中输入的字符串超过列宽时,将 会溢出到相邻的单元格中显示, 或者被截断显示, 数字或日期则用指数法或“#######”显 示。为满足实际要求,Excel 允许调整行高和列宽。 用鼠标拖动设置行高和列宽比较方便。将鼠标移到行(列)标题的分割线上,当指针变 为双向箭头状时,上、下(或左、右)拖拽分割线即可调整行高(或列宽)。拖拽时,会显示具 体的尺寸,行高的单位是“磅”,列宽的单位是“字符”。 用“格式”菜单中的“行”(或“列”)子菜单可精确设置行高和列宽,其中: (1)“行高”或“列宽”。 在“行高”或“列宽”对话框中输入数据,调整所选定行的 高度或列的宽度。 (2)“最适合的行高”。取选定行中最高的数据为高度自动调整。 (3)“最适合的列宽”。取选定列中最宽的数据为高度自动调整。 (4)“隐藏”。将选定的行或列隐藏。 (5)“取消隐藏”。将隐藏的行或列重新显示。 隐藏行或列实际上是将其高度或宽度设置为零。 取消隐藏也可以使用鼠标的方法, 即: 将鼠标移到行(或列)标题的分割线下方或右方,待指针变为上 或 时,向下或右拖拽鼠 标,显示出被隐藏的行或列。

使用“格式”菜单的“工作表”子菜单,可将整个工作表加以隐藏,从而使工作表的 全部数据得到隐蔽。 6.自动套用格式 在 Excel 中提供了 16 种预先制作好的表格格式, 设置工作表时可以从中选择适宜的格 式,迅速应用于某一数据区域,制作出既专业又漂亮的工作表。首先选取单元格区域,然 后打开“格式”菜单“自动套用格式”命令,弹出如图 4-40 所示自动套用格式对话框,从 样式效果栏中选择所需样式即可。 若只想采用自动套用格式中的几项进行格式化, 如字体、 数字、对齐、边框等的设置,则可以单击“选项”按钮,然后在“要应用的格式”选项中 进行取舍。

图 4-40 自动套用格式对话框

7.设置条件格式 有些表格,为了突出显示符合一定条件的数据,需要进行设置条件格式的操作。 ①选取所要处理的单元格区域。 ②打开“格式”菜单选“条件格式”命令, 出现如图 4-41 所示的对话框, 在“条件” 设置框中输入需要格式化的数据的条件(例如大于或等于 90)。

图 4-41 设置条件格式对话框

③单击“格式”按钮,选择满足条件的单元格的格式(如斜黑体)。 ④若有多个条件,可以按“添加”按钮,再增加其它条件。最后单击“确定”按钮。 4.3.5 图表制作 图表是 Excel 的重要功能之一。图表功能可以方便地将工作表中的数据以各种图表的 形式显示,从而更形象、更直观地反映数据的变化规律和发展趋势,为决策和分析提供依 据。图表与建立它们的工作表数据相链接, 当工作表数据源发生变化时,图表会随之更新。 1.创建图表 在 Excel 2003 中,按照存放位置不同有两种图表,一种是将图表和工作表数据放在同 一工作表中,这种图表被称为嵌入式图表;另一种是创建一个独立图表,并放在一个独立 的工作表中,这种图表被称为是图表工作表(或独立图表)。 (1)快速创建图表 首先选定数据源(如图 4-42 所示的单元格区域), 然后按 F11 或 Alt+F1 键则产生独立图 表,如果单击“图表”工具栏的“图表类型” 按钮则创建嵌入式图表。若未显示“图 表”工具栏,则请使用“视图”菜单的“工具栏” 命令。 (2)利用图表向导来创建图表 利用图表向导既可以创建嵌入式的图表,也 可以创建独立图表,同时还允许用户设置和编辑 组成图表的各选项。首先选取数据源,然后单击 图 4-42 选取合适的数据区域 工具栏上的“图表向导” 按钮,或选择“插 入”菜单的“图表”命令,按照“图表向导”中的指导完成以下 4 个步骤(注:每步完 成后单击“下一步”按钮或者直接单击“完成”按钮,由 Excel 自动生成默认格式的图 表)。 ①选择图表类型及相应的子图表类型,如柱形图、条形图、折线图、饼图等。 ②确定数据源,可修改图表的数据源区域,还可确定按列或行方式显示。

③设置图表选项,在图表上添加说明性文字,如标题、坐标轴、图例、数据标志等, 含义如图 4-43 所示。

图 4-43 图表组成

④指定图表位置,选择嵌入式图表或独立图表。 2.编辑图表 编辑图表主要包括对图表中的数据和图表各选项(图表对象)的编辑。在编辑图表之 前,首先必须激活图表区或图表选项,然后使用“图表”菜单对图表类型、数据源、图 表选项、位置等进行修改。也可以右单击图表区或绘图区弹出快捷菜单,进行相应的编 辑。 (1)调整、复制、移动和删除图表 单击图表区,在四周出现 8 个称为句柄的小黑块时,就可以对图表进行调整、复制、 移动和删除了,方法与 Word 中的图片类似。 (2)编辑图表数据 ①修改图表数据:当更改工作表数据时,与之对应的图表会自动被更新,即修改。 ②增加图表数据:对嵌入式图表,只要选中要添加的单元格区域,然后将鼠标指针 移到所选区域的下边框上,按住鼠标左键向图表中拖动,即可增加新数据。对于独立图 表,需要通过“图表”菜单中的“添加数据”来实现。 ③删除图表数据:单击所要删除的数据系列(如数学),然后按 Del 键即删除图表中 的数据系列(如数学)将被删除,而工作簿上的数据仍然存在。 (3)编辑图表各选项 通过“图表”菜单或快捷菜单的“图表选项”命令可实现图表各选项的增加、删 除、修改,包括标题、坐标轴、网格线、图例、 数据标志、数据表等。 3.格式化图表 格式化图表是指对图表的各个选项的格式 进行设置,如字体、颜色、对齐等。不同的选 项有不同的格式设置。操作方法是:将鼠标指 向某选项(Excel 会自动提示选项的名称),右单 击弹出快捷菜单,选择其中的格式命令;也可

图 4-44 “坐标轴格式”对话框

以直接双击某选项, 弹出格式对话框。 双击分类轴或数值轴, 如, 将出现“坐标轴格式” 对话框,如图 4-44 所示。其中涉及到图案、刻度、字体、数字、对齐等几个内容,用 户根据需要加以取舍即可。 4.3.6 数据管理 Excel 不仅可以进行公式计算,还可以对工作表中的数据进行排序、筛选等数据库性 质的操作。 1.数据清单 在 Excel 中, 数据清单(也称数据列表)是指工作表中某个单元格区域所构成的一个二维 表。数据清单与数据库相似,而与前面介绍的工作表有所不同,在操作时要注意以下几点。 (1)与数据库对应,列称为字段,行称为记录。第一行为表头,由若干个字段名(列标 题)组成,字段名必须由文字表示,不能是数字,也不能是空。 (2)清单中不允许有空行或空列,否则会影响 Excel 检测和对数据清单的选择;每一列 必须是性质、类型相同的数据,如字段名是“姓名”,则该列存放的必须全部是姓名。 (3)在一个工作表中最好只有一个完整的数据清单,若有一个以上的数据清单,应用 空行或空列隔开。 在建立了数据清单之后,就可以进行诸如增加、修改、查找、删除记录等操作。基本 操作是打开“数据”菜单选取“记录单”命令,在出现的对话框中进行所需操作即可。 2.记录排序 Excel 可以根据一列或多列(称为关键字)的数 据按升序或降序对数据清单进行排序。英文字母 按字母次序排序(默认不区分大小写), 汉字可按笔 画或拼音排序,数字按本身大小排序。 (1)简单排序:是指对单一字段按进行排序。 选取想要排序字段的任一单元格,然后按需单击 工具栏中的“升序”或“降序”按钮。也可通过 “数据”菜单的“排序”命令实现。 (2)复杂排序:当参与排序的字段出现相同值 图 4-45“排序”对话框 时,可最多对 3 个字段进行排序,如“总分”相同 时,按“姓名”排序,“姓名”又相同时,按“数学”排序。操作方法是,选取数据清单 的任一单元格,打开“数据”菜单的“排序”命令,出现“排序”对话框,相应设置如图 4-45 所示,若只选“主要关键字”,则是简单排序。单击“选项”按钮可设置自定义排序 次序、是否区分大小写、排序方向(按列或按行)以及排序方法(字母或笔划)等。 3.记录筛选 所谓数据筛选,就是在数据清单中将满足一定条件的数据显示在工作表内,将其他 数据隐藏起来。Excel 提供了两种筛选方式,即自动筛选和高级筛选。

(a) 图 4-46 自动筛选状态

(b)

(1)自动筛选。先选定需筛选的数据清单中的任一单元格,然后选择“数据”菜单 “筛选”子菜单中的“自动筛选”开关命令,如图 4-46(a)所示,可使数据清单进入(或 退出)筛选状态。单击需要作为筛选条件的列标题的下拉按钮,从中选取所需条件,则 将原来的表格自动按条件进行筛选后,得到新的表格。例如,单击班级下拉按钮,再单 击“2”,则显示 2 班的数据;单击“自定义”,则可以指定简单的筛选条件。若选择 “筛选”子菜单中的“全显数据”命令,则取消所做的筛选,但保持筛选箭头。 (2)高级筛选。自动筛选只能指定简单的筛选条件,而高级筛选则可以通过条件区指 定相对复杂的筛选条件,操作步骤如下。 ①建立条件区域: I2: 设置为条件区, 将 K4 筛选条件为“数学>90AND 语文>90OR 英语>90”,第 2 行为条件标记行,列出筛选条件中要出现的字段名;其他行为条件行, 列出与字段相关的条件。建立条件区域时,处于同一行的条件是 AND 关系(即逻辑与), 处于不同行的条件是 OR 关系(即逻辑或),如图 4-47 所示。

图 4-47 高级筛选示例

②在数据区域选取一个单元格。 ③选择“数据”菜单的“筛选”子菜单中的“高级筛选”命令,在弹出的“高级筛 选”对话框中设置相应的选项。“数据区域”是自动获取的,“条件区域”需要用户输 入。如果选择了“将筛选结果复制到其他位置”,则需在“复制到”框中输入存放筛选 结果区域的左上角单元格地址,否则筛选结果将覆盖数据区域,选择“筛选”子菜单中 的“全部显示”命令,则恢复原有数据。 4.分类汇总表

Excel 提供了分类汇总功能,使用户能够很方 便地得到分类汇总结果, 并能够自动分级显示数据。 具体操作时,应先对需要分类汇总的字段排 序,将同一类的记录集中在一起。然后打开“数 据”菜单选“分类汇总”命令,在出现“分类汇 总”对话框中(如图 4-48 所示)进行相应的操作。 若想取消分类汇总,则单击“分类汇总”对 话框的“全部删除”按钮。 5.数据透视表和数据透视图 数据透视表是交互式报表,它将排序、筛选 图 4-48 “分类汇总”对话框 和分类汇总等过程结合在一起,可快速合并和比 较数据。数据透视图则能以图形形式表示数据透 视表中的数据。另外,Excel 还能实现网上的数据共享,可将建立好的数据透视表发布 到网站上,通过网页利用系统提供的工具直接进行数据分析。关于这三种功能的使用方 法,请参阅 Excel 帮助。

4.4 演示文稿软件 PowerPoint 2003
PowerPoint 2003 是一种集文字、图形、声音及动画于一体的专门用于制作演示文稿的 软件,并能生成网页在网上展示,被广泛运用于各种会议、产品演示、学校教学等场合。 本节主要介绍演示文稿软件 PowerPoint 2003(以下简称 PowerPoint)的基本使用方法。 4.4.1 PowerPoint 概述 1.PowerPoint 窗口组成
标题栏 菜单栏 工具栏 任务窗格

大纲窗格

幻灯片编辑区

视图切换区

备注窗格

状态栏

图 4-49 PowerPoint 演示窗口简介

如图 4-49 所示, PowerPoint 窗口也是标准的 Windows 应用程序窗口,与 Word、Excel 一样,包括标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、状态栏等部分,其使用方法也类似。在

PowerPoint 窗口中还具有大纲窗格、备注窗格、幻灯片编辑区及视图切换区等特有元素。 2. PowerPoint 的视图 PowerPoint 有 4 种视图方式, 即“普通”视图、 “幻灯片浏览”视图、 “幻灯片放映” 视图和“备注页”视图,可通过视图切换区进行切换,也可通过“视图”菜单进行。 (1)“普通”视图 “普通”视图是主要的编辑视图,可用于撰写或设计演示文稿。该视图有三个工作区 域,即大纲窗格、幻灯片编辑区(即幻灯片窗格)和备注窗格,如图 4-49 所示。 ①大纲窗格:含有两个选项卡,一是“大纲”选项卡,用于显示、撰写幻灯片文本; 另一个是“幻灯片”选项卡,用于查看幻灯片的缩略图,并可快速地找到需要的幻灯片, 也可以重新排列(用鼠标拖动)、添加或删除幻灯片。 ②幻灯片编辑区:显示当前幻灯片,可以添加文本,插入图片、表格、图表、绘图对 象、文本框、电影、声音、超链接和动画等。 ③备注窗格:添加与幻灯片内容相关的备注,放映时并不直接显示。 (2)“幻灯片浏览”视图 “幻灯片浏览”视图是以缩略图形式显示幻灯片的视图。在该视图中,可以对演示文 稿进行编辑,包括改变幻灯片的背景和配色方案、调整幻灯片的顺序、添加或删除幻灯片 以及选择动画效果等等。方法是使用相应的下拉菜单或右键单击出现的快捷菜单。 (3)“幻灯片放映”视图 幻灯片放映视图占据整个计算机屏幕,可以看到演示文 稿中的图形、时间、影片、动画等元素以及将在放映中看到 的切换效果。在播放的过程中,单击鼠标或按 Enter、空格等 键可以换页,按 Esc 键退出放映视图。 (4)“备注页”视图 选择“视图”菜单的“备注页”命令,切换到“备注 页”视图。此视图方式以相同大小显示幻灯片和备注区,而 隐藏大纲区,便于对备注的编辑。 3.演示文稿的创建 在 Power Point 中, 创建演示文稿文件的操作方法与其他 Office 程序基本相同,演示文稿文件的扩展名是.PPT。 在如图 4-49 所示的窗口界面, 选择任务窗格中“开始工 作”下拉表列的“新建演示文稿”选项,或单击“新建演示 图 4-50 新建演示 文稿…”按钮, 出现如图 4-50 所示的“新建演示文稿”任务 文稿任务窗格 窗格,在“新建”区提供了如下几种新建演示文档的方法。 (1) 选择“空演示文档”选项, 出现“幻灯片版式”任务窗格。 Power Point 提供了“文 字版式”、“内容版式”、“文字和内容版式”及“其他版式”等 4 种类型的自动版式, 单击需要的版式即可。 (2) 选择“根据设计模板”选项,出现大量的漂亮模板,选择需要的来创建演示文稿。 (3) 选择“根据内容提示向导”选项,根据提示一步一步创建演示文稿。 (4) 选择“根据现有演示文档”选项,可基于现有演示文稿创建新演示文稿. 4.演示文稿的保存、关闭和打开

在 Power Point 中, 保存、 关闭和打开演示文稿文件的操作方法与其他 Office 程序基本 相同。可将制作好的幻灯片另存为网页或设计母版(扩展名为.POT)。 4.4.2 编辑幻灯片 1.版式设置 板式是幻灯片中各种占位符的布局形式,而占位符是幻灯片窗格中出现的虚线方框, 用于放置一些待确定的对象,如标题、文本、图表、表格、图片、组织结构图等等。双击 占位符,就可以在幻灯片中设置占位符的格式;单击占位符的虚线边框,可调整占位符的 大小及位置,如果按 Delete 键则删除之。 例如:将当前幻灯片设计为既有标题,又有文本,并可播放影片的版式。操作过程: 选择“格式”菜单中的“幻灯片版式”命令,出现“幻灯片版式”任务窗格,单击“文字 和内容版式”中的相应版式,如图 4-51 所示。 2.编排文本 单击文本占位符可添加文本,在插入的文本框中也可输入文本。对文本的移动和复制 以及字符级和段落级格式化等操作与 Word 类似,不再赘述。

图 4-51 为当前幻灯片指定版式

3.添加对象 若幻灯片中有内容占位符,则单击该占位符中央的不同按钮可以插入表格、图表、剪 贴画、图片、结构组织图、媒体剪辑等 6 种对象。使用“插入”菜单或“绘图”工具栏中 的相关命令可以直接在幻灯片中插入这些对象,并能插入其他对象,如 Word 文档、Excel 表格、公式、艺术字等等,方法与 Word 类似。在制作幻灯片时使用影片和声音对象,可 以增强幻灯片的演示效果。 4.其他编辑操作 Power Point 幻灯片与 Word 文档类似。幻灯片中的对象相当于一个图形对象,因此, 可以对幻灯片中的大部分对象进行选定、缩放、移动、复制和删除等处理。 4.4.3 管理幻灯片 一个演示文稿由若干张幻灯片组成。新的演示文稿建好后,经常要进行插入、删除、 复制、移动幻灯片等工作,下面简要介绍其操作。 1.插入幻灯片 在“普通”视图情况下,选择“大纲”或“幻灯片”选项卡,确定插入点位置,然后 按 Enter 即插入一张空白幻灯片,也可使用“插入”菜单的“新幻灯片”命令。

在“幻灯片浏览”视图中,使用“插入”→“新幻灯片”命令也可插入空白幻灯片。 如果要插入其他演示文稿的幻灯片,请使用“插入”→“幻灯片(从文件)”命令。 2.删除幻灯片 在“普通”视图或“幻灯片浏览”视图下,选取要删除的幻灯片(按下 Ctrl 或 Shift 键 可同时选取多张),按 Delte 键即可。 3.复制、移动幻灯片 复制、移动幻灯片的方法与 Word 中的复制、移动类似,可使用鼠标拖动的方法,也 可使用菜单命令或快捷键。在“普通”视图或“幻灯片浏览”视图下都可以复制和移动幻 灯片,在“幻灯片浏览”视图中则更方便。 4.4.4 设置幻灯片外观 可以单独设置某张幻灯片的外观,也可以使所有幻灯片具有一致的外观。幻灯片外观 可以通过背景、配色方案、设计模板等方式实现。 1.幻灯片背景设计 使用“格式”菜单的“背景”命令可以为幻灯片设置填充效果及其背景色。 2.应用配色方案 配色方案是一组可应用于演示文稿的预设颜色。PowerPoint 有多种标准配色方案,而 每种配色方案由背景、文本和线条、阴影、标题文本、填充等颜色设置组成。如果某种幻 灯片应用了一种配色方案,则这种配色方案就把方案中的各种颜色自动应用与幻灯片上的 不同组件。 为幻灯片应用配色方案的一般方法是:选择“幻灯片设计”任务窗格中的“配色方 案”命令,在出现的配色方案列表中选择一种配色方案。也可使用自定义的配色方案。形 成自定义的配色方案的一般方法是:在配色方案列表中选择一个相近的配色方案,然后单 击任务窗格下方的“编辑配色方案”命令,出现如图 4-52 所示的“编辑配色方案”对话 框,选择“自定义”选项卡,然后按需编辑修改各项颜色即可。

图 4-52 使用自定义配色方案

3.应用设计模板 设计模板是预先设计好的幻灯片样式,包含了 字形、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色 方案等,所有幻灯片都要使用设计模板。为幻灯片

图 4-53 为幻灯片应用设计模板

应用设计模板的一般方法是:选择“幻灯片设计”任务窗格中的“设计模板”命令,出现 “设计模板”列表,右单击某种模板,显示“应用设计模板”选择菜单,如图 4-53 所示, 然后根据需要选择应用方式即可。 选择“幻灯片设计”任务窗格中的“设计模板”命令后,单击下方的“浏览”按钮, 可选择用户自定义的设计模板。 4.母版 母版存储了设计模板的信息,分为三种:幻灯片母版、讲义母版和备注母版。其中: 幻灯片母版较常用,存储了字形、占位符大小以及位置、背景设计和配色方案等信息。 使用“视图”菜单的“母版”子菜单中的有关命令,可进入相应的母版编辑视图,从 而可以对母版进行修改。母版修改后将影响演示文稿中所有的幻灯片,但所应用的设计模 板的原始文件保持不变。用户可以将对母版的更改保留在一个新的模板文件中。 4.4.5 幻灯片放映及设置 1.幻灯片放映 通常,选择“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令(快捷键:F5),可以放映当前打开 的演示文稿。在放映过程中,单击当前幻灯片或按 Enter、N、↓、Page Down 等键进入下 一张幻灯片;按 P、↑、Page Up 键回到上一张幻灯片;按 Esc 键终止放映。 此外,使用“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式”命令打开“设置放映方式”对话 框,可以指定以下 3 种放映方式之一。 ①演讲者放映(全屏幕) :以全屏幕的形式放映演 示文稿。在放映过程中演讲者具有完全的控制权,如控 制自动或人工放映过程,还可以添加会议记录,录制旁 白等。 ②观众自行浏览(窗口):以窗口形式放映演示文稿, 适用于小规模演示。 ③在展台浏览(全屏幕):全屏幕自动放映。此时, 大多数命令都不可用。放映前可使用“幻灯片放映”菜 单中的“排练计时”命令设置放映速度和次序。 2.为幻灯片创建超链接和动作按钮 为了便于演讲者在播放演示文稿时能够灵活控制幻 灯片的放映,可以使用超链接和动作按钮。在放映时, 单击超链接可从当前幻灯片跳转到另一个幻灯片或其他 演示文稿、网页、文件等。动作按钮是用易懂的符号表 示的超链接,用来完成跳转到下一张、上一张、第一张 和最后一张幻灯片或跳转到播放影片、声音的操作。 对于演示文稿中的文本或对象可创建超链接,方法 是:首先选定超链接起点的对象,然后通过“插入”菜 图 4-54 “幻灯片切换” 单的“超链接”命令,完成起点到目标之间的链接。对 任务窗格 已有的超链接,如果想编辑、复制或删除,则右单击起 点对象,在出现的快捷菜单中选择相应的命令即可 添加动作按钮的一般方法是:选择“幻灯片放映”菜单的“动作按钮”子菜单中的相

关按钮命令,单击幻灯片,在出现的“动作设置”对话框中为动作按钮设置所需动作。 3.设置幻灯片切换效果 幻灯片切换效果是指放映时整张幻灯片以什么动态效果出现在屏幕上,如展开式、百 叶窗式、收缩式等效果。默认情况下,放映幻灯片时使用简单的闪现方式,即后一幅幻灯 片直接取代前一幅幻灯片。 选择要进行设置的幻灯片,然后选择“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令, 窗口右侧出现“幻灯片切换”任务窗格, 如图 4-54 所示, 单击列表中的一种动态效果即可。 此外,也可以设置切换的速度和声音以及换片方式。 4.为幻灯片设置动画 为幻灯片放映设置动画,可以达到突出重点,提高演示趣味性的效果。有以下两种方 法: (1) 应用动画方案:动画方案是对幻灯片的文本预设 的动画效果,只对标题和文本占位符内的文本起作用,对 文本框不起作用。为所选幻灯片应用动画方案的一般方法 是:选择“幻灯片放映”菜单的“动画方案”,显示“幻 灯片设计”任务窗格,再在“动画方案”列表中选择所需 的方案即可。 (2) 自定义动画:可对幻灯片中的文本框及各个对象 设置动画效果。选择“幻灯片放映”中的“自定义动画” 命令,打开“自定义动画”任务窗格,如图 4-55 所示,然 后选择对象,单击“添加效果”按钮,设置动画效果,包 括进入、强调、退出和动作路径等。动画效果可以更改和 删除。
图 4-55 自定义动画窗格

本章小 结 本章主要介绍了常用办公软件 Microsoft Office 2003 中的 Word 2003 文字处理、Excel 2003 表格处理、PowerPoint 2003 演示文稿的使用方法。 字处理软件 Word 2003 通过编辑功能和字符格式化、段落格式化以及页面格式化等文 档排版功能,不仅可进行一般的文字处理工作,而且可以把公式、表格、插图与文字混排, 形成完善优美的文件版面,最后通过文档打印把文件输出到打印机。 表格处理软件 Excel 2003 是普遍使用的电子表格数据处理软件,通过工作表的建立和 编辑、工作簿的管理和编辑,能用于制作各类报表和进行数据分析,并能以多种形式的图 表方式表现数据,还能对数据表格进行排序、筛选和分类汇总等操作。 演示文稿软件 PowerPoint 2003 专门用于编制演示文稿, 建立演示文稿后, 对演示文稿 进行处理与美化,通过在幻灯片中添加声音、音乐等,并可以添加动画效果,能制作出精 美的演示文稿并通过演示来展示电子演示文稿。







1.单项选择题: 单项选择题: 单项选择题 。 (1)以下不是 Word 的功能的是 A)表格处理 B)字处理 C)图文混排 D)分类汇总 (2)在Word的编辑状态,打开文档ABC,修改后另存为ABD,则 。 A)ABC是当前文档 B)ABD是当前文档 C)ABC和ABD均是当前文档 D)ABC和ABD均不是当前文档 (3)下列关于Word的叙述中,错误的是 。 A) 可以同时打开多个文档 B) 可以同时关闭所有打开文档 C) 允许多个文档同时为当前文档 D) 最多同时打开两个文档 (4)在Word编辑状态下,对于选定的文字 。 A)可以移动,不可以复制 B)可以复制,不可以移动 C)可以进行移动或复制 D)可以同时进行移动和复制 (5)在 Word 中,如果出现误删除,可以用“编辑”菜单的“撤消”命令恢复删除的正文, 也可按快捷键 来恢复删除部分。 A)Ctrl+C B) Ctrl+Y C) Ctrl+S D) Ctrl+Z 。 (6)Word的替换功能所在的下拉菜单是 A)视图 B)编辑 C)插入 D)格式 (7)关于Word 字体大小的说法中,正确的是____。 A)字号越大字越大,磅值越大字越大 B)字号越大字越小,磅值越大字越大 C)字号越大字越大,磅值越大字越小 D)字号越大字越大,磅值越大字越小 (8)在Word编辑状态下,若要调整行距,则应选择的操作是 。 A) 单击“编辑”→“格式” B) 单击“格式”→“段落” C) 单击“编辑”→“段落” D) 单击“格式”→“字体” (9)在 Word 中,以下不是段落格式的是 。 A) 悬挂缩进 B)行间距 C)对齐方式 D)字间距 最简便。 (10)在对段落格式化时,调整段落的缩进方式用 A)对话框 B)工具栏 C)快捷菜单 D) 标尺 (11)在Word中,页码出现在 中。 A)文本框 B)页眉/页脚 C) 脚注和尾注 D)表格 (12)Word的格式刷 。 A)复制文字的格式与内容 B)可以复制文字和段落的格式 C)可以复制文字的内容 D)不能复制段落的格式 (13)图文混排是Word的特色功能之一,以下叙述中错误的是 。 A)可以在文档中插入剪贴画 B)可以在文档中插入图形 C)可以在文档中使用文本框 D)可以在文档中使用配色方案 (14)若要在Word当前文档窗口中打开(关闭)绘图工具栏,则可选择的操作是 。 A)单击“工具”→“绘图” B) 单击“编辑”→“工具栏”→“绘 图”

C) 单击“视图”→“绘图” D)单击“视图”→“工具栏”→“绘图” (15)若想设置文本框和环绕格式,可以在选定对象后 。 A) 单击鼠标右键,选择“设置文本框格式”命令 B) 选择“格式”菜单中的“显示格式”命令 C) 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令 D) 单击“文本框”按钮 (16)在Word的文本中插入的文本框是 。 A) 竖排 B) 横排 C) 既可以竖排也可以横排 D) 可以任意角度排版 (17)在Word 中, 不是图形对象。 A) 艺术字 B) 剪贴画 C) 自选图形 D) 下标 (18)若在文档中插入公式,应选择 命令。 A) “插入”→“符号” B)“格式”→“符号” C) “插入”→“对象” D) “格式”→“对象” 。 (19)关于Word表格,以下叙述中错误的是 A) 表格中可以插入表格 B) 单元格可以合并或拆分 C) 可以进行一些简单的计算 D) 不能绘制斜线 (20)在Word编辑状态下,若光标位于表格外右侧的行尾处,按ENTER(回车)键,结 果 。 A)光标移到下一列 B)光标移到下一行,表格行数不变 C)插入一行,表格行数改变 D)在本单元格内换行,表格行数不变 (21)在Word中,下述关于分栏操作的说法,正确的是 。 A)可以将指定的段落分成指定宽度的两栏 B)任何视图下均可看到分栏效果 C)设置的各栏宽度和间距与页面宽度无关 D)栏与栏之间不可以设置分隔线 (22)设置“首字下沉”应在 菜单中选择。 A) 编辑 B)格式 C) 工具 D) 插入 (23)属于Excel核心功能的是____。 A)在文稿中制作表格 B)以表格的形式进行计算处理 C)表格修饰能力 D)表格打印能力 (24)一个Excel的工作簿中所包含的工作表的个数____。 A) 只能是1个 B) 只能是2个 C) 只能是3个 D) 可超过3个工作表 。 (25)在Excel中,只有数值的单元格的默认对齐方式是 A)左对齐 B)右对齐 C)两端对齐 D)居中 (26)在Excel工作表的某单元格内输入文本字符串“456”,正确的输入方式是 。 A)456 B)'456 C)=456 D)"456 (27)要在Excel工作表中同时选择多个不相邻的单元格,可以按住 键的同时依次单 击各个工作表的标签。 A) Ctrl B) Alt C) Shift D) Tab (28)在Excel工作簿中,利用数据的自动填充功能可以自动地快速输入 。 A) 任意文本数据 B) 具有某种内在规律的数据 C) 公式与函数 D) 任意数字数据 (29)在Excel中,按住 键并拖动一个单元格的填充柄,填充的数字会依次递增。 A)Shift B)Alt C)Ctrl D)Ctrl+Esc (30)在Excel工作表中,A1,A2单元格的内容分别是2和4,选中A1:A2并拖动填充柄至A5

单元格,则A5单元格的内容是 。 A)10 B)6 C)4 D)2 (31)在Excel中,选定一个单元格,插入列时会 。 A)在该单元格右边插入一列 B) 在该单元格左边插入一列 C)可选择性插入一列 D)随机插入一列 (32)在Excel中,下列操作中不能更改工作表名(标签)的是 。 A)双击工作表标签 B)选择“格式”→“工作表”→“重命名” C)右单击工作表标签,选择“重命名” D)选择“文件”→“重命名” (33)Excel中没有的运算符是 。 A) 算术运算符 B) 关系运算符 C) 文本连接符 D) 逻辑运算符 (34)在Excel中,在单元格输入公式时,编辑栏中的“ ”表示 。 A) 取消 B) 确认 C) 拼写正确 D) 语法检查 (35)在 Excel 中,若在 A1 单元格输入“'中国”,在 B1 单元格输入“'河南”,在 C1 单元格输 。 入=A1&B1,则 C1 单元格显示 A) 中国河南 B) 中国&河南 C) '中国&'河南 D) '中国'河南 (36)在Excel中,绝对引用要在列号、行号前加一个 符号。 A)* B)$ C)# D)& (37)某公式中引用了一组单元格“(C3:D7,A2,F1)”,该公式引用的单元格总数为____。 A)7个 B)10个 C)12个 D)14个 (38) 在Excel中, 如果在工作簿Book2的当前工作表中, 引用工作簿Book1中的Sheet1工作表 A2单元格的数据,正确的引用方法是___ A) Book1!A2 B) Sheet1!$A$2 C) (Book1.xls)Sheet1!$A$2 D) Sheet1!A2 (39)在Excel中,可以将公式“=B1+B2+B3+B4”转换为 。 A)SUM(B1:B5) B)=SUM(B1:B4) C) =SUM(B1,B4) D) =SUM(B1 to B4) (40)在Excel中,工具栏上的“∑”的意思是____。 A)自动求积 B)自动求差 C)自动求除 D)自动求和 (41)在Excel工作表中,A1单元格的内容为公式“=SUM(B2:D7)”,删除第2行后,A1单 元格的公式将调整为 。 A) =SUM(ERR) B) =SUM(B3:D7) C) =SUM(B2:D6) D) #VALUE! (42)在Excel中,合并单元格时,如果多个单元格中有数据,则 。 A)保留所有数据 B)只保留左上角的数据 C)只保留右上角的数据 D)只保留左下角的数据 (43)Excel中的嵌入图表是指 。 A)工作簿中只含有图表的工作表 B)包含在工作簿中的工作表 C)新创建的工作簿 D)置于工作表中的图表 (44)在Excel中,数据清单的排序方式是 。 A)只能递增 B) 只能递减 C)递增、递减 D)以上都不对 (45)PowerPoint窗口中的视图切换区有 按钮。 A) 3 个 B) 4 个 C) 5 个 D) 6 个 (46)关于PowerPoint中的备注页的说法正确的是 。 A) 在浏览视图与幻灯片视图下都能添加备注 B) 只有在备注视图下才能添加备注

C) 备注内容在幻灯片播放时并不直接显示 D) 备注内容在幻灯片播放时直接显示 (47) PowerPoint演示文稿的扩展名为 。 A) .doc B) .xls C) .ppt D) .pot (48)在现有的幻灯片中加入已经存盘的幻灯片,应执行 操作。 A) 选择“插入”→“幻灯片”菜单选项 B) 选择“插入”→“图片”→“来自文件”菜单选项 C) 选择“插入”→“幻灯片(从大纲)”菜单选项 D) 选择“插入”→“幻灯片(从文件)”菜单选项 。 (49)下列说法正确的是 A) PowerPoint 中不能插入视频对象 B) PowerPoint 中不能插入 Word 表格 C) PowerPoint 中不能插入 Excel 表格 D) PowerPoint 中能插入组织结构图 。 (50)演示文稿与幻灯片的关系是 A) 幻灯片是独立的演示文稿 B) 演示文稿包含所有幻灯片 C) 幻灯片的扩展名是.PPT D) 幻灯片包含演示文稿 (51)在PowerPoint中, 如果想将第4张幻灯片和第2张幻灯片交换位置, 应在 视图下进行。 A) 备注视图 B) 浏览视图 C) Web 视图 D) 大纲视图 (52)关于PowerPoint中设计模板说法正确的是 。 A) 一张幻灯片编辑好后就不能再更改其设计模板 B) 用户可以创建自己的设计模板 C) 所有设计模板都是系统自带的 D) 设计模板文档扩展名为.PPT 。 (53)在PowerPoint中,下列对于母版描述不正确的是 A) 对幻灯片母版的修改不影响任何一张幻灯片 B) PowerPoint 通过母版来控制幻灯片中不同部分的表现形式 C) 母版修改后不影响所应用的设计模板的原始文件 D) 母版可以预先定义标题样式、背景颜色、文本颜色和字体大小等 (54)在PowerPoint中,放映幻灯片的快捷键是 。 A) F7 B) F5 C)F6 D)F4 (55)如果希望放映演示文稿时不需要人工控制,则应事先 。 A) 设置自定义放映 B) 设置动画效果和多媒体功能 C) 设置放映方式,并排练计时 D) 设置幻灯片切换的超链接 (56)在“幻灯片切换”任务窗格中,允许的设置是 。 A) 设置切换时的视觉效果 B) 设置切换时的听觉效果 C) 设置切换时的定时效果 D) 以上均可 (57)在PowerPoint中为幻灯片设置动画时正确的是 。 A) 只能为幻灯片设置自定义动画 B) 在设置自定义动画时必须要先选定要设置动画的对象 C) 只能为幻灯片设置预设动画 D) 不能同时为多个对象设置同一动画效果 2.填空题 填空题: 填空题

(1) Word 视 图 方 式是 指用 户 查 看 文 档的 方 式 ,包 含 有 5 个 显 示 方 式 切换 按 、 、 、 和 。 (2) 若要浏览将要打印输出的文档内容, 则可选择“文件”菜单的 菜单命 令或者单击“常用”工具栏中的 按钮。 (3) 在“打开”对话框,使用 或 键可以同时选择多个文档进行打开。 ,移到文档末尾的快捷键 (4) 在 Word 中,插入点移到一行开头的快捷键是 是 。 (5) 在 Word 中, 选定不连续区域文本时, 需按下 键; 选定某一矩形区域文本时, 需按下 键。 (6) 段落结束应按下 Enter 键作为标志,如果将其删除则会将 。 选定栏,也可以在该段内任意位置 鼠标。 选择段落时,可以用鼠标 键删除插入点后面的字符, 按 键删除插入点前面的字符。 (7) 在 Word 中, 按 (8) 工具栏中的“剪切”、“复制”和“粘贴”按钮,对应的快捷键依次为 、 和 。 、左缩进、右缩进和 形式。 (9)段落的缩进主要是指 (10) 除“嵌入型”外,其他环绕方式的图片都可以进行移动和旋转。 (11) 插入数学公式应选择 菜单中的 命令。 (12)对于 Word 的表格,可使用 菜单的 命令来平均分布各行或各列。 (13)在 Word 中,可以对选定的 、 或 等对象设置边框和底 纹。 、 、和 。 (14)在Excel中,常量数据类型通常分为 (15) 在 Excel 中,如果要输入当天日期,可按组合键 来实现。 (16)在 Excel 中,“编辑”菜单的 命令,可以清除选定单元格区域的格式、内 容、批注等信息,而 命令是从工作表中删除选定的单元格、行或列。 (17) 在 Excel 工作表中,已知 B3 和 C2 单元个的值均为 0,在 B4 单元格中若输入公 式“=B3=C2”后, B4 单元格显示的内容是 。 (18) 在 Excel 工作表中已输入的数据, 如 图 4-56 所示,如将 C1 单元格中的公式复制到 D2 单元格中,则 D2 单元格的值为 。 图 4-56 习题用图 (19) 在 Excel 中进行如下操作:单击 A3, 按住 Shift 键并单击 B9,然后再按住 Shift 键并单击 A6,则选择的区域是 。 (20) 在 Excel 中,若只须打印工作表的一部分数据时,应先 。 (21) 在 Excel 中,将选定的行或列隐藏,应使用 菜单中的 子菜单。 (22) 在 Excel 中,如果图表位于单独的工作表中,也就是与数据源不在同一个工作表 上,这种工作表称为 。 (23) 在 Excel 中,使用 菜单可对图表类型、数据源、图表选项、位置等进行修 改。 (24) 在 Excel 中,一次排序的参照关键字最多可以是 个。 (25) Excel 提供了自动筛选和 两种数据筛选方式。 (26)在 Excel 中,分类汇总前必须对汇总字段进行 。若想取消分类汇总,则 钮:

单击 对话框的 按钮。 (27) 如果要将 PowerPoint 演示文稿用 IE 浏览器打开,则应另存为 。 (28) PowerPoint 中可以选择添加 6 种对象的占位符是 。 (29) 在 PowerPoint 中如果要终止幻灯片的放映,可以直接按 键。 命令可以为幻灯片设置填充效果及其背景色。 (30) 使用“格式”菜单的 (31) 选择“幻灯片放映”菜单的 命令, 可以只放映演示文稿中的部分幻 灯片并调整放映顺序。 3.简述题: 简述题: 简述题 (1) 在 Word 中, 如何选定一个单词、 一个句子、 一行文本、 一个段落、 一个连续区域、 整个文档? (2) Word 的菜单栏中共有几个主菜单?每个菜单的具体功能是什么? (3) Word 界面默认显示的工具栏分几种?各有什么特点? (4) 如何把一个文档 A 的内容复制到另一个文档 B 中? (5) 如何设置文本的左、右页边距?如何设置每页的行数和字数? (6)如何插入剪贴画?如何插入文件形式的图片? (7) 如何在文档中插入一个数学公式? (8) 简述制作一个标准的三行五列表格的过程。 (9) 简述如何删除表格的最下部的一行。 (10) 如何在表格中插入一个空行? (11)在 Word 中,如何进行表格的合并单元格和拆分单元格? (12)查看 Word 的帮助,叙述表格和文字如何进行转换? (13) 如何在工作簿内插入一个新的工作表?删除一个工作表?更改工作表的名称? (14) 什么是相对引用?什么是绝对引用?什么是混合引用?他们有什么区别? (15) Excel 的图表按照位置存放位置分有几类?分别是什么? (16) 什么是数据清单? (17) 什么是数据筛选? (18) 什么是分类汇总?在分类汇总前需要做哪些准备工作? (19) 什么是数据透视表? (20 ) PowerPoint 的视图方式有哪几种?各自作用是什么? (21)什么叫幻灯片版式?什么叫占位符? (22) 如何在 PowerPoint 演示文稿中插入声音、音乐、视频? (23)如何插入和删除幻灯片? (24) 如何更改 PowerPoint 演示文稿中的配色方案? (25) 在 PowerPoint 演示文稿中如何设置超链接和动作按钮?


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